Skype y Google Hangouts: dos herramientas de videoconferencia

Tecnoguía: El ABC de los servicios de videoconferencia para Pymes from ENTER.CO on Vimeo.

Las redes sociales y los servicios de mensajería han transformado la comunicación, y esto está influyendo tanto en el mercado de consumo como en el mundo empresarial. Por la acogida que han tenido entre los usuarios, estas herramientas son perfectas para que las compañías creen estrategias y consigan una relación más estrecha con sus clientes.

Grandes compañías tecnológicas como Microsoft y Google han entendido este principio. Por eso, aunque varios de sus productos más populares empezaron con un enfoque dirigido al usuario, con el paso del tiempo llegaron a convertirse en herramientas clave para entornos empresariales.

Una solución empresarial que ha tenido gran acogida en las organizaciones son las videollamadas. Si usted se pone en los zapatos de un cliente, es probable que se sienta más cómodo recibiendo atención a través de una llamada en video que utilizando otros medios.

Por otro lado, las compañías siempre deben tener en cuenta que deben sacarle el mayor provecho a las herramientas gratuitas que tengan a su alcance, no solo por el tema de ahorro de costos, sino también porque permiten conseguir una relación mucho más estrecha con sus clientes.

Servicios de videollamadas gratuitas a través de internet hay muchos. Sin embargo, dos de los más utilizados en el mundo son Skype y Google Hangouts. Ambos cuentan con elementos adicionales para el tema empresarial. En esta nota queremos compartirles algunas pautas para que conviertan a estos dos servicios en su mano derecha.

Lo mejor de Skype para las empresas

Con más de 300 millones de usuarios, Skype se ha venido convirtiendo en una de las soluciones empresariales más utilizadas por las compañías, en especial teniendo en cuenta que gran parte de su servicio es gratuito y que las herramientas que ofrece son muy útiles.

En primer lugar, los usuarios pueden comunicarse con otros contactos que tengan el servicio a cualquier momento del día y sin importar el lugar en el que se encuentren. Así mismo, si usted necesita hacer llamadas a larga distancia a un teléfono fijo o a un celular, puede hacerlo  pagando mucho menos que si lo hiciera desde el teléfono de su oficina o desde su móvil.

Además, actualmente Skype le ofrece a los usuarios un mes de prueba para que hagan llamadas ilimitadas a teléfonos fijos en Latinoamérica, sin que esto represente ningún costo para ellos.

Otro tema por el que vale la pena utilizar este servicio en las empresas es que tiene diferentes herramientas útiles para enviar o compartir archivos con otros contactos. En las reuniones con los clientes generalmente se acostumbra hacer presentaciones o trabajar sobre documentos. Para facilitar esto, Skype cuenta con una característica que le permite compartir lo que está viendo en su pantalla con sus clientes. Para ello, usted debe hacer clic derecho en una llamada de vídeo y elegir la opción ‘Compartir la pantalla’.

Por otro lado, con el fin de ofrecer más utilidades a las personas que utilizan el programa, Skype cuenta con un directorio de aplicaciones que usted puede instalar para mejorar el servicio. Las apps están divididas por categorías y se pueden descargar desde el sitio web oficial del programa. Para el caso de la sección de ‘Negocios’ es posible ver herramientas que ofrecen grabación de llamadas, integración con Outlook y correo de voz, entre otros servicios.

En ocasiones las reuniones que tiene que hacer a través de Skype no son solo con un cliente sino con varios. Para esto, el servicio le ofrece la posibilidad de que añada a una o más personas y que con ellas pueda enviar archivos, compartir pantalla o utilizar el servicio de chat.

Otra característica importante para los empresarios es el desvío de las llamadas. Con Skype usted puede redirigir a su Skype las llamadas que entran a su celular, incluso si su computador no está encendido. Para hacer esto, es necesario activar la opción que está disponible en el menú ‘Herramientas’.

Es importante que tenga en cuenta que usted está gastando el crédito que tiene en el servicio durante esas llamadas desviadas, pero si compara el costo con el de un servicio de roaming quizás la diferencia a favor de Skype sea importante.

Hangouts: reuniones como en una sala de juntas

Google+ es otra red social que ayuda a los negocios y las marcas a relacionarse con sus clientes y seguidores. Con herramientas como los hangouts, es posible que las marcas tengan mayor contacto con sus seguidores, por lo que la relación entre las empresas y sus audiencias se vuelve mucho más cercana y personal.

Con Google Hangouts existe la opción de realizar videoconferencias desde un computador con navegador, un tablet o un celular. Hasta 10 personas pueden estar en un mismo hangout y colaborar en documentos por medio de Google Docs. Además, usted puede utilizar estas videollamadas como una forma de servicio al cliente, algo que hace la comunicación mucho más personalizads y le da más credibilidad a su compañía.

Sin embargo, si usted quiere hacer un evento con más de 10 usuarios, puede hacer uso de la herramienta ‘Hangouts en directo’. Se trata de una función que le permite emitir su reunión a un número ilimitado de personas y de manera similar a un video de YouTube, pero transmitido en directo. Para poder utilizarlo solo tiene que tener una cuenta de Google.

En el momento en que inicia la emisión, en su perfil de la red social aparecerá una entrada automática que invitará a las personas que lo tienen en sus círculosa unirse a la emisión. Cuando la reunión finalice, el video queda subido automáticamente a YouTube para que pueda utilizarlo y compartirlo cuando quiera.

Por otra parte, al igual que en Skype, Google Hangouts le permite a los usuarios enviar mensajes a todos los asistentes a la reunión, compartir pantalla o enviar archivos de forma simultánea. Este servicio de videollamadas no tiene ningún costo y puede ser utilizado a cualquier hora del día y desde cualquier lugar.

El éxito de los hangouts ha sido tal que en varias oportunidades han sido utilizados para actividades sociales masivas, como conciertos, presentaciones, o incluso reuniones políticas. Por ejemplo, en enero de 2012, Barack Obama convocó a sus seguidores a participar en un hangout en el que respondió algunas de las dudas de sus votantes como parte de su campaña presidencial.

Otro ejemplo más cercano a Latinoamérica fue el reciente hangout que hizo el presidente de Colombia, Juan Manuel Santos. El 17 de enero de 2013, el mandatario ofreció una conferencia acompañado por ocho colombianos destacados sobre “las razones por las que Colombia está llena de talento”.

Incluso, en mayo pasado la NASA organizó una charla virtual con dos astronautas que estaban en la Estación Espacial Internacional, Kevin Ford y Tom Marshburn. En marzo de este mismo año, la agencia espacial hizo su primer hangout en español, que estuvo a cargo de dos científicas de habla hispana que hablaron sobre el camino que tomaron para llegar a la agencia, cuál es su función allí y cómo se puede hacer parte del programa espacial.