Tecnoguía: El ABC de los servicios en la nube para PYMEs
La nube fue un concepto que nació hace poco, pero que se usa para ponerle un nombre a cosas que existen hace mucho tiempo. El término llegó a los medios especializados hace pocos años y se convirtió en foco de las conferencias y charlas de los expertos, pero la posibilidad usar servicios e infraestructura de TI de manera remota existe hace mucho tiempo, sobre todo en las empresas grandes. Por fortuna, esas opciones se volvieron lo suficientemente asequibles como para ayudar a las pequeñas y medianas empresas.
Uno de los servicios que más se acoplan a las necesidades de las Pymes es el almacenamiento en la nube. La capacidad de guardar documentos y archivos en un casillero virtual aumenta la productividad de los empleados y baja el costo de la inversión en TI.
La productividad aumenta, ya que muchas de las compañías que prestan este servicio permiten a varias personas colaborar en un mismo documento al mismo tiempo. Por lo tanto, si una agencia de publicidad tiene una entrega, una persona puede ir trabajando en la presentación mientras el jefe la va revisando. Lo mismo puede pasar en otros cosas: dos personas pueden trabajar en la hoja de cálculo que maneja el presupuesto de la empresa, o en algún otro archivo que necesite una colaboración estrecha.
Este aumento en productividad también se verá reflejado en la ubicuidad de los archivos. Si necesita ver el archivo en un dispositivo móvil, lo podrá hacer por medio de una aplicación. Todas las opciones también tienen una interfaz web para poder acceder al casillero sin tener que instalar ninguna aplicación; algo especialmente útil en los computadores compartidos, públicos o con restricciones.
Además de los beneficios funcionales, el almacenamiento en la nube trae consigo algunas ventajas financieras. En vez de tener que invertir en NAS o algún otro equipo de almacenamiento compartido, simplemente puede pagar un servicio. Esto permite convertir una inversión en capital en un gasto común y corriente en la empresa. Sabiendo todo esto, ¿cual es la mejor opción para su compañía?
Dropbox
La compañía fundada por Drew Houston fue de las primeras en este segmento y hoy en día es de las más populares. Una de las grandes ventajas de Dropbox es que tiene clientes para casi todos los sistemas operativos. Es posible instalar la carpeta virtual en Windows, Mac OS X, Linux, iOS y Android. Para muchas empresas, el soporte de Linux es clave ya que muchos desarrolladores usan este sistema operativo.
El servicio permite subir cualquier tipo de archivo a la nube y acceder a él desde cualquier dispositivo o computador. Los archivos se sincronizan automáticamente y los cambios se pueden revisar, ya que queda un historial. Al crear carpetas dentro de los dispositivos, Dropbox permite trabajar con los archivos alojados en su servicio aun cuando no tiene conexión a internet. Esto es clave para las personas que viajan mucho y aprovechan los aviones para trabajar.
Una de las desventajas de Dropbox es que ofrece poco espacio en su plan gratuito. Al apuntarse al servicio, el usuario recibe solo 2 GB de almacenamiento. Sin embargo, es muy fácil aumentar ese espacio. Hay un programa de referencias que le permite llegar a 16 GB, sumando 500 MB por cada usuario referenciado. También es posible aumentar el espacio enlazando las cuentas de Facebook, Twitter o bajando Mailbox, la app de correo electrónico que Dropbox compró. Además, si configura la app móvil para que automáticamente guarde las fotos, consigue 3 GB más. Si necesita más espacio, hay planes de 9 dólares al mes por 100 GB de almacenamiento.
Las organizaciones pueden aprovechar Dropbox para compartir archivos e interactuar con sus clientes o proveedores. El servicio ofrece varias formas de interacción: se puede mandar un enlace, o compartir el archivo a otra persona con cuenta en Dropbox. Lo más llamativo de esta función es que no tiene que mandar diferentes versiones del mismo archivo. Por ejemplo, si manda una cotización por correo electrónico y quiere actualizarla, tiene que mandar un segundo correo. En cambio, en Dropbox, solo es necesario modificar el archivo y la otra persona simplemente recibirá la nueva versión.
Google Drive
A pesar de que Google empezó siendo una compañía de búsqueda y publicidad, hoy en día tiene muchas herramientas para los negocios. Uno de los servicios más populares que tiene es el correo electrónico para las empresas. El paquete completo realmente se llama Google Apps y permite tener cuentas de correo con la misma interfaz fácil e intuitiva del Gmail para consumidores que usted seguramente ya ha usado.
Pero eso también implica que cualquier organización que tenga su servicio de correo en Google también cuenta con 15 GB de almacenamiento gratuito en Drive, el servicio de almacenamiento en la nube de la multinacional de Mountain View. Lo mejor de Drive es su integración con el paquete de productividad de Google. Todos los archivos creados en el anterior Docs quedan guardados ahí, y es posible subir cualquier tipo de archivo.
Lo más llamativo de Drive son sus 15 GB de almacenamiento gratis. Con solo meter el correo electrónico de Google ya tiene el mencionado espacio. No obstante, la única forma de aumentar la cantidad de almacenamiento es pagando: puede contratar desde 100 GB extra por $1,99 mensuales, hasta 3 TB por US$ 299,99. Hay algunas maneras de obtener espacio extra, como comprando dispositivos como el Moto X o un Chromebook, pero no se puede hacer sistemáticamente como con Dropbox.
Drive es perfecto para aquellas empresas que ya tienen mucha de su infraestructura sobre Google. El mecanismo para compartir es similar al de Dropbox. Es posible crear un enlace para compartir dentro de la organización o invitar a personas por medio de correo electrónico.
Cabe recordar que el espacio de Drive es compartido por varios productos de Google. Por lo tanto, los archivos adjuntos que guarde en su correo electrónico cuentan en sus 15 GB de Drive; lo mismo sucede con las fotos que tenga guardadas en Google+.
Box
Box ha tratado de diferenciarse de la competencia atacando el sector empresarial. La compañía, fundada por Aaron Levie, entendió antes que todos el verdadero potencial que podía tener el servicio en las organizaciones. Por lo tanto, muchas de sus soluciones están enfocadas a las empresas.
El plan básico le regala 10 GB de almacenamiento, aunque restringe el tamaño del archivo más grande a 250 MB. Sin embargo, este plan solo permite ingresar desde aplicaciones móviles, sincronizar entre los equipos y compartir los documentos. El resto de funciones solo están disponibles para los usuarios pagos, que normalmente son empresas. El plan de 5 dólares al mes por usuario permite guardar 25 versiones del mismo archivo, así como gestionar los usuarios que están usando Box. Cada usuario tiene 100 GB de almacenamiento y aumenta el límite del archivo más grande a 2 GB.
Las herramientas más llamativas son para los que paguen 15 dólares al mes por usuario. Con este plan, es posible auditar los archivos, tener un MDM y hasta integrar otra herramienta por medio de las API. Además, los usuarios tiene almacenamiento infinito con un límite de 5 GB por archivo. Por otro lado, Box almacena hasta 50 versiones del mismo documento para que haya un registro de los cambios y no se pierda ningún tipo de información.
Otro de los aspectos a resaltar de Box es la compatibilidad que tiene con BlackBerry, un sistema operativo que todavía usan varias empresas. También es compatible con Windows Phone.
Además de las tres mencionadas anteriormente, hay muchas otras opciones en el mercado. SugarSync, One Drive, Amazon Cloud Drive y iCloud son algunas de las otras opciones que puede conseguir. Sin embargo, esta guía quiere sentar un precedente y educar a las pequeñas empresas a buscar soluciones más allá de las que encuentran en una tienda. El almacenamiento, la colaboración y la relación con los clientes puede mejorar usando alguno de los servicios reseñados.
Además, el almacenamiento en la nube también es una buena manera de perder el miedo y probar los servicios de infraestructura de TI.
Imagenes: Bildagentur Zoonar GmbH (vía Shutterstock), Dropbox, Drive, Box.
Personalmente, para una micro y/o pequeña empresa me gusta mas crear la propia nube, hay discos en red que permiten eso como el WD MyCloud, el de 3TB cuesta alrededor de los $450.000, más barato que la mensualidad de Goggle Drive para la misma capacidad de almacenamiento. Estos discos permiten hacer lo mismo que las opciones descritas aqui, incluyendo streaming de archivos multimedia, aunque es bueno destacar que la opción de modificar un archivo en tiempo real y de forma colaborativa que ofrece Google es única e incomparable.
Una de las desventajas es que si el disco se daña se pierde todo. La ventaja de las opciones en la nube es que tienen sistemas que replican la información en varios lados por lo que es menos probable que se pierda ademas de permitir acceder desde cualquier lugar a la información, con el disco en red se podria dejar accesible desde afuera tambien pero eso ya representaria afectaria la seguridad.
Personalmente, para una micro y/o pequeña empresa me gusta mas crear la propia nube, hay discos en red que permiten eso como el WD MyCloud, el de 3TB cuesta alrededor de los $450.000, más barato que la mensualidad de Goggle Drive para la misma capacidad de almacenamiento. Estos discos permiten hacer lo mismo que las opciones descritas aqui, incluyendo streaming de archivos multimedia, aunque es bueno destacar que la opción de modificar un archivo en tiempo real y de forma colaborativa que ofrece Google es única e incomparable.
Una de las desventajas es que si el disco se daña se pierde todo. La ventaja de las opciones en la nube es que tienen sistemas que replican la información en varios lados por lo que es menos probable que se pierda ademas de permitir acceder desde cualquier lugar a la información, con el disco en red se podria dejar accesible desde afuera tambien pero eso ya representaria afectaria la seguridad.
Sin ánimo de ser caballo de troya, creo que uno de los productos con el mejor balance costo/beneficio es OneDrive y pienso que faltó haberlo descrito en el artículo, no solo mencionarlo. OneDrive ofrece hasta 23 GB en plan gratuito (15 base + 3 app móvil + 5 usr referenciado) y 1 TB + office online + office desktop por 70 USD al año. Otro punto es que el espacio de almacenamiento del email no es compartido con OneDrive, a diferencia de Gmail + Drive. Para las empresas pequeñas los planes empiezan desde 12 o 13 USD al mes por usuario y cada uno de ellos tiene 1 TB de almacenamiento y otros servicios. No obstante creo que uno de los puntos flacos es que el tamaño máximo por archivo es relativamente pequeño, creo que son 2 GB.
A estas alturas, quien confía en Microsoft?
Sin ánimo de ser caballo de troya, creo que uno de los productos con el mejor balance costo/beneficio es OneDrive y pienso que faltó haberlo descrito en el artículo, no solo mencionarlo. OneDrive ofrece hasta 23 GB en plan gratuito (15 base + 3 app móvil + 5 usr referenciado) y 1 TB + office online + office desktop por 70 USD al año. Otro punto es que el espacio de almacenamiento del email no es compartido con OneDrive, a diferencia de Gmail + Drive. Para las empresas pequeñas los planes empiezan desde 12 o 13 USD al mes por usuario y cada uno de ellos tiene 1 TB de almacenamiento y otros servicios. No obstante creo que uno de los puntos flacos es que el tamaño máximo por archivo es relativamente pequeño, creo que son 2 GB.
A estas alturas, quien confía en Microsoft?
De hecho todos los grandes sistemas de almacenamiento en la nube (Con la obvia excepcion de Google Drive) tienen integración con el administrador de archivos de BB10
De hecho todos los grandes sistemas de almacenamiento en la nube (Con la obvia excepcion de Google Drive) tienen integración con el administrador de archivos de BB10
Otras excelentes opciones son BitTorrent Sync y AeroFs que manejan un concepto similar y con un almacenamiento prácticamente ilimitado.
Otras excelentes opciones son BitTorrent Sync y AeroFs que manejan un concepto similar y con un almacenamiento prácticamente ilimitado.
Me quedo con MEGA, ademas ofrecen 50GB gratis.
Me quedo con MEGA, ademas ofrecen 50GB gratis.
Si buscamos para lo personal, me quedo con drive, pero si es para empresa no se puede coger un sincronizador, que se monta un pitote bueno con los conflictos de archivos. Mejor un disco virtual como ofrece Dataprius.
La diferencia se explica bien aquí: http://dataprius.com/diferencias-disco-virtual-sincronizadores.html
Si buscamos para lo personal, me quedo con drive, pero si es para empresa no se puede coger un sincronizador, que se monta un pitote bueno con los conflictos de archivos. Mejor un disco virtual como ofrece Dataprius.
La diferencia se explica bien aquí: http://dataprius.com/diferencias-disco-virtual-sincronizadores.html
Interesante la opción de Dataprius. La he estado probando y me encanta por su rapidez y sencillez.
Gracias por el artículo.
Interesante la opción de Dataprius. La he estado probando y me encanta por su rapidez y sencillez.
Gracias por el artículo.
Además firman contrato de protección de datos, personalizan el sistema con el logo de tu empresa y el soporte técnico es excelente, además de rápido y de trato personal.