El manejo de documentos en las organizaciones modernas ha implicado también un cambio para las compañías que ofrecen productos y servicios al respecto. Si bien se considera que ahora se imprime menos en las empresas, esto no significa que las necesidades en este sentido hayan disminuido, pues ahora se requieren otras cosas. Por ejemplo, las personas buscan en los productos un valor agregado o una característica que les permita incrementar su productividad.
Así que, las empresas tienen que explorar nuevas ideas que conduzcan a la creación de un nuevo producto, proceso o servicio, que agregue valor o mejore la calidad. En la mayoría de ocasiones, esto implica transformación tecnológica y reestructuración de la gestión.
Maria Puig, gerente de marketing de Kyocera Document Solutions Latin America Division, le contó a ENTER.CO cuál es la visión de la compañía en el mercado actual y cuáles son sus ‘cartas’ para permanecer en este.
¿Cómo han visto el cambio en el manejo de documentos en las empresas?
Esta pregunta tiene varios aspectos a considerar. El primero es que las empresas están tomando conciencia de que en la medida que sus procesos de negocios desmaterialicen el papel, éstos son cada vez más eficientes y menos costosos. Otro aspecto a considerar es la conciencia medioambiental en la que se encuentran inmersas las empresas hoy día, que las obliga a generar procesos menos contaminantes y compatibles con el medio ambiente.
Cualquiera sea la razón de fondo, las empresas hoy día entienden la necesidad de digitalizar sus documentos, ya sea para hacer más eficientes sus procesos, o simplemente para generar ahorros en papel y menor impacto medioambiental.
Alineado con este objetivo, Kyocera posee además de su plataforma de equipos y servicios, un conjunto de aplicaciones (programas que corren en una Multifuncional), destinadas a la automatización de tareas que se realizan en una Multifuncional, dentro de las cuales se destacan aquellas de Digitalización, Identificación y posteriormente almacenamiento de documentos, de manera que estos puedan ser buscados y consultados por la organización, haciendo uso de herramientas de Gestión de Contenido.
¿Cómo responde esto a las tendencias de mercado?
Bueno, responde de muy buena forma y con resultados sorprendentes. El disponer de un plataforma de aplicaciones, denominada HyPAS, nos ha permitido dar respuesta a muchas necesidades del mercado que se concentran en la Digitalización de Documentos, de manera de poder disponerlos al resto de la organización y muy especialmente a sus sistemas de Informática.
Los estudios señalan que cerca de un 70% de la información utilizada en las empresas para la toma de decisiones, es no estructurada, vale decir se encuentra en papel impreso y debe ser buscada físicamente, sin necesariamente un número o señal que lo identifique. Tal es el ejemplo de cientos de cotizaciones, Presentaciones PowerPoint, Planillas de cálculo, etc. que se usan a diario en la toma de decisiones. Para resolver este problema puntual, las soluciones Kyocera permiten digitalizar la información, reconociendo parte de su contenido (N° Serie, RUT, etc.) y almacenándola y estructurándola de manera tal que posteriormente pueda ser consultada y eventualmente incorporada a un sistema de Gestión Documental.
¿Ya las empresas no quieren una impresora que solo haga eso, una multifuncional?
Efectivamente la tendencia de las empresas es hoy día a adquirir (o arrendar como servicio) equipos Multifuncionales, capaces de Imprimir, Copiar y Digitalizar, dejando para tareas muy específicas y probablemente de alto volumen los dispositivos que solo imprimen. Dependiendo de las geografías el ratio Multifuncional versus impresoras llega en algunos casos a 4 Multifuncionales por cada impresora.
Desde esa perspectiva, ¿cuál es el valor agregado de Kyocera?
Kyocera materializa su Valor Agregado a través de una estrategia denominada Total Document Solutions (TDS) mediante la cual integra lo mejor de su Hardware, sus Servicios de Continuidad Operacional, y finalmente sus aplicaciones. Forma parte integrante de TDS una metodología denominada ADIMO, a través de la cual es posible hacer un levantamiento de las necesidades del cliente, luego diseñar una solución ad-hoc a sus necesidades, Implementar dicha solución, para luego monitorearla y finalmente optimizarla en el tiempo.
Por su parte la plataforma HyPAS, disponible en sus Multifuncionales A3 y A4 permite el desarrollo de aplicaciones de gestión documental, permitiendo la integración con la totalidad de los gestores de contenido disponibles hoy en día, tales como OnBase, SharePoint, entre otros.
Imagen: Pixabay.
