¿Usted maneja las finanzas de su empresa en una hoja de cálculo? ¿A veces no sabe qué hay en su inventario ni cuánto le está costando tener un exceso o un déficit de productos? ¿No siempre tiene claro cuánta plata le deben sus clientes, ni cuánto les debe a sus proveedores? ¿Ha escuchado que pronto tendrá que facturar electrónicamente, pero no tiene claro qué significa esto ni cómo empezar? ¿Cuándo está visitando a un cliente y este le pide una cotización urgente, usted tiene que decirle que le dé unas horas mientras llega a su oficina para mandársela?
Las personas que tienen un emprendimiento o una empresa pequeña en Colombia seguramente se identifican con algunas de esas afirmaciones. Una buena herramienta tecnológica es la solución para esas limitaciones, pero una compañía que está arrancando o cuyos recursos son limitados rara vez tiene un ingeniero de sistemas de planta, o el conocimiento para entender cómo la tecnología le puede ayudar a optimizar diferentes procesos, o el dinero para hacer inversiones grandes en tecnología. Es más, el solo hecho de tener que enredarse con esos detalles le quita al emprendedor o al gerente el tiempo que necesita dedicarle a la esencia de su negocio.
Esa es la importancia de ADM, una nueva aplicación que se acaba de lanzar en Colombia. Este software de la firma Aspel, un grupo del cual hace parte la conocida empresa Siesa, tiene varios beneficios para los emprendedores y dueños de compañías pequeñas del país, entre ellos varios que son clave: les ayuda a manejar con facilidad sus procesos de compra y venta, permite que lo hagan incluso desde un teléfono, tiene un precio muy favorable (desde 25 mil pesos al mes) y les ayuda a cumplir con la facturación electrónica que le está exigiendo la DIAN a un grupo cada vez más grande de empresas en el país.
Con ADM, un empresario puede expedir una cantidad ilimitada de facturas que cumplen con todos los requisitos vigentes en el país; puede conocer en todo momento el estado de sus inventarios; tiene la posibilidad de elaborar cotizaciones de manera muy sencilla; y puede hacer un seguimiento de sus ventas, gastos e ingresos, entre otros procedimientos, con la ventaja de poder realizar esas labores desde cualquier lugar, gracias a que ADM se puede utilizar desde un celular. Eso quiere decir que el empresario puede administrar los principales procesos de su compañía desde su teléfono.
Un beneficio diferencial de ADM es que Siesa, que hace parte del grupo Aspel, es un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para ofrecer en Colombia el servicio de facturación electrónica. Por eso, ADM, en alianza con Siesa, permite que sus usuarios facturen electrónicamente para cumplir de esa forma con las exigencias de la DIAN.
Vale la pena recordar que muchas compañías ya comenzaron a facturar de manera electrónica, y que a partir de enero del 2020 se empiezan a vencer los plazos que tienen compañías de diversos sectores para cumplir con este requisito, según unos cronogramas establecidos por la DIAN.
Las ventajas de usarla en la nube
ADM es una aplicación que funciona en la nube (en Internet) y eso tiene varias ventajas. En primer lugar, un empresario no necesita comprar un costoso programa que debe instalar en un servidor en su propia oficina, ni debe lidiar con complejos procesos de implementación. Simplemente, la aplicación se empieza a utilizar a través de un navegador por Internet, con el beneficio adicional de que los datos están disponibles y se pueden actualizar desde cualquier lugar, en el momento que se necesite y desde múltiples dispositivos, como computadores, tablets y teléfonos inteligentes.
Otra ventaja de las aplicaciones en la nube es su costo, ya que no se paga una gran suma de dinero por la compra de un programa, sino que se contrata la app como una especie de servicio que se paga mensualmente. Y ADM ha llevado el tema del precio a un nuevo nivel, al lograr ofrecerles a sus clientes un costo mensual muy favorable.
La versión básica de ADM vale solo 25 mil pesos mensuales y permite que un usuario esté en línea a la vez; sin embargo, es posible la creación de múltiples usuarios. Por su parte, la versión premium vale 35 mil pesos mensuales y permite 3 usuarios en línea al mismo tiempo, y la creación de múltiples usuarios.
De otro lado, aunque aplicaciones de este tipo suelen cobrar más dinero según la cantidad de facturas que emita una empresa, ADM tiene un beneficio adicional: en cualquiera de sus planes la cantidad de facturas que se puede emitir es ilimitada, sin costo adicional.
ADM se puede descargar y probar gratis durante un mes. Está disponible en el sitio web de Aspel Colombia.
