Las empresas del país están en medio de una importante transición tecnológica: la adopción de la facturación electrónica. Varios grupos de compañías ya adoptaron ese modelo, entre ellos los grandes contribuyentes, y cada vez más compañías tendrán que iniciar su implementación de acuerdo con unos cronogramas establecidos por la DIAN.
La transición a la facturación electrónica es obligatoria, ya que es una exigencia de la DIAN. Pero esta medida les trae a los empresarios beneficios como impuestos descontables, mejoras en sus procesos de facturación, reducción de costos y más fácil acceso a fuentes de financiación.
Pensando en los empresarios que todavía no tienen claro en qué consiste la facturación electrónica ni cómo los afecta, ENTER.CO ofrece las respuestas a algunas dudas frecuentes sobre esta tecnología.
Elaboramos esta guía con base en los datos de la DIAN y en la información suministrada por voceros de Aspel, una empresa líder en el mercado de software y soluciones administrativas para startups, emprendedores, trabajadores independientes, y pequeñas y medianas empresas. Esta firma lanzó recientemente ADM, una app que sirve para administrar las finanzas de una compañía, y que además permite facturar de forma electrónica gracias a una alianza con Siesa, un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para la facturación electrónica.
¿Qué es una factura electrónica?
Según la DIAN, es una factura que tiene los mismos efectos legales que una factura de papel, pero que se expide y recibe en formato electrónico. En otras palabras, es un documento que soporta transacciones de venta de bienes o servicios, y que operativamente tiene lugar a través de soluciones informáticas. Este documento permite cumplir con las características y condiciones relacionadas con la expedición, el recibo, el rechazo y la conservación.
¿Qué características tiene una factura electrónica?
Algunas de sus características son: utiliza un formato XML estándar establecido por la DIAN, lleva una numeración consecutiva autorizada por la DIAN, discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso e incluye una firma digital para garantizar la autenticidad y la integridad. Además, incluye el Código Único de Factura Electrónica (Cufe), un código que permite diferenciar cada factura de las otras que se expiden en el país.
¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica para las empresas del país?
La facturación electrónica les trae varios beneficios a las empresas. Por ejemplo, les permite tener impuestos descontables; a partir del primero de enero del 2020, se requerirá la factura electrónica para la procedencia de impuestos descontables, costos o gastos deducibles, según una tabla de la DIAN: en el 2020, el 30% es el porcentaje máximo que podrá soportarse sin facturas electrónicas (eso bajará a 20% en el 2021 y a 10% en el 2022).
Con la facturación electrónica también se elimina el riesgo de que se pierdan las facturas físicas, se reduce el impacto sobre el medio ambiente (al eliminar un enorme volumen de documentos de papel), se pueden realizar consultas en línea, se facilitan las transacciones, se mejora el seguimiento y la seguridad de las operaciones, se facilitan los cobros, y los procesos administrativos se vuelven más rápidos y eficientes.
También se mejora el control de las finanzas de las empresas, ya que se tiene información exacta y actualizada sobre el estado de las facturas emitidas y recibidas. Otro beneficio es la inmediatez en la entrega de las facturas a los clientes, lo cual mejora el flujo de caja de las compañías.
Una ventaja adicional está en la reducción de costos para las empresas. La Dian estima que la emisión y el manejo de una factura electrónica cuesta 500 pesos, mientras que una factura física vale entre 2.700 y 3.000 pesos. Además, hay ahorros importantes en los costos de papelería, impresión, archivo y mensajería.
¿Por qué se dice que gracias a la facturación electrónica las empresas pueden mejorar sus fuentes de financiación?
Porque con este modelo se facilita el mercado de reventa de facturas o factoring.
El factoring es un método de financiación que ofrecen diversas entidades. Permite que, en vez de esperar 60, 90 o 120 días a que le paguen una factura, una compañía opte por vender esa factura a un tercero, por una cantidad de dinero un poco más baja, a cambio de recibir la plata en cuestión de días.
Esta es una opción clave para muchas empresas, que necesitan con urgencia el dinero de sus facturas pendientes para cubrir sus gastos, pagar sueldos, etc.
¿Quiénes deben facturar de forma electrónica?
Las compañías que estipula la DIAN, de acuerdo con un cronograma de implementación establecido por esa entidad. Pero también pueden hacerlo las empresas que voluntariamente decidan adoptar este modelo.
De otro lado, hay personas o empresas que no están obligadas a facturar de forma electrónica. Son las de ventas en POS, servicios públicos, peajes, extractos, bolsa de valores, bolsa agropecuaria, transporte de pasajeros, transportes aéreos, juegos de suerte, boletas de loterías, cultura y cine.
¿Cómo sé cuándo me toca empezar a facturar de forma electrónica?
El calendario que indica las fechas para realizar la transición a la facturación electrónica se puede bajar desde el sitio web de la DIAN. Las fechas en la que una empresa debe empezar a facturar de forma electrónica dependen de su actividad económica principal. Ya hay varios grupos de compañías que están facturando de forma electrónica, y en enero del 2020 arrancarán otros grupos de empresas.
Por eso, lo que debe hacer un empresario es consultar ese calendario, que indica dos cosas: la fecha máxima en la que las empresas deben registrarse en el servicio informático de factura (dependiendo de su código CIIU) y la fecha máxima para expedir facturas electrónicas (suele ser tres meses después de la fecha del registro en el servicio).
Una aclaración: la primera fecha se refiere, según la DIAN, “al plazo dentro del cual el sujeto obligado a expedir factura electrónica de venta debe registrarse como facturador electrónico y señalar el software de facturación con el cual hará pruebas de habilitación en el servicio informático”. Y el código CIIU corresponde a la clasificación de actividades económicas en el país.
También encuentra información importante sobre este proceso en dos resolución expedidas este año por la DIAN: la 000020, del 26 de marzo del 2019, y la resolución 000030, del 29 de abril del 2019.
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