La pandemia ha traído varios cambios a la manera en la que hacemos las cosas. El teletrabajo ha pasado de ser una modalidad poco utilizada, a un compromiso de las grandes compañías del mundo para ayuda a equilibrar la vida/trabajo de sus empleados. El comercio electrónico ha incrementado, mientras que descubrimos las ventajas de un carrito virtual. Los eventos virtuales han remplazado a las convenciones y ferias, en un año en el que las reuniones masivas se han cancelado.
Pero ahora que la cuarentena se ha acabado y que una vacuna está en el horizonte, se espera que el año próximo los eventos presenciales regresen al calendario. Lo que levanta la pregunta ¿Qué pasará con los eventos virtuales ? Después de un año de asistir a ruedas de prensa a distancia, ferias con pasillos digitales y congresos que vemos desde una pantalla; después de un 2020 de eventos virtuales queda claro que éstos están para quedarse.
O al menos, permanecer como un hibrido y opción a los eventos físicos. Como muchas otras cosas, 2020 nos ha enseñado las ventajas que traer el encontrar este punto medio entre lo físico y lo virtual. Ha sido un año de aprendizaje para todos (organizadores y asistentes), por lo que ahora les queremos compartir tres lecciones que nos demuestran que incluso con vacuna, los eventos virtuales seguirán siendo una opción más que deseada en 2021.
La inclusión no tiene precio
¿Saben cuál era el mayor defecto de la Comic-Con? Qué a menos que no tuvieras dinero para los pasajes de avión, hotel y mantenimiento es poco posible que pudieras asistir. Y, sin embargo, en 2020 millones de fans tuvieron la oportunidad de asistir a su primer panel de esta feria, cuando sus organizadores decidieron abrir espacios virtuales ante la ausencia de un evento físico.
El principal problema de los eventos físicos es que sacrifican una audiencia potencial que no puede movilizarse. Claro, para las grandes ferias esto puede no suponer un problema tan grande, pero para conferencia de expertos esto puede ser uno de los puntos más detrimentales. Por ejemplo, si tu público son las pequeñas y medianas empresas ¿por qué excluir a un emprendedor en Ecuador que está interesado en el tema? ¿Por qué no invitar a un experto en Chile para moderar una conversación?
La principal ventaja de los eventos virtuales es que rompen fronteras. Eliminan las barreras físicas y le dan la oportunidad a cualquier de ser participantes. Y ti, como organizador, un público mucho más amplío al que hablar.
Ahorro de tiempo
Una de las lecciones de la cuarentena es que el día tiene un número finito de horas. Lo que queremos decir con esto, es que aunque los eventos físicos son fantásticos y permiten experiencias únicas, también requieren de un tiempo adicional por parte de los organizadores, participantes y expositores. Si quieres invitar a una persona cuya agenda esté ocupada, es posible que el primer problema que encuentres es ubicar un espacio en el que pueda movilizarse al evento. Lo mismo para tus invitados. Puede que la razón por la que alguno jamás haya asistido es porque le queda imposible asistir en medio del día de trabajo a la conferencia en la que está interesado.
Y es que el ahorro no solo se resume en el costo de un evento virtual, sino también del tiempo que representa que una persona se pueda conectar a una charla, sin necesidad de desplazarse a un centro de convenciones es enorme. Más, porque además garantiza que el cliente o expositor tendrá un público al que normalmente no podría llegar (las personas que precisamente tiene su tiempo limitado o, incluso, prefieren no tener que movilizarse).
Retroalimentación más fácil de recolectar
Igual de importante que hacer un evento es conocer qué les pareció a los asistentes e invitados. Para los eventos físicos puede ser un problema el recolectar esta información de toda la muestra que asiste. Pero en el caso de los eventos virtuales es tan sencillo como, por ejemplo, habilitar algún tipo de encuesta al final que los asistentes pueden recolectar.
¿Por qué es más fácil hacerlo? Porque el asistente ya se encuentra conectado a una pantalla. No le estamos pidiendo que tome pasos extra, sino que se integra la retroalimentación dentro de la misma experiencia de asistir al evento virtual.
No solo esto, sino que también es más fácil recolectar la data. Puedes ver cuántos asistentes acudieron a cada uno de los talleres y conferencias. Cuál fue en el que más interactuaron o cuál tiene una tasa de rebote (personas que entrar y salen) más alta. Algunas plataformas permiten reaccionar, mientras que otras facilitan el reportar problemas como fallas en la conexión.
La realidad es las métricas de estos eventos son mucho más fáciles de obtener, analizar y luego utilizar para tú próximo evento.
Imágenes: Foto de Anna Shvets en Pexels
