En las últimas semanas hemos explorado algunos temas relacionados con las firmas electrónicas. Por ejemplo, hemos analizado sí son legales al momento de iniciar un proceso jurídico o algunas de las ventajas que ofrecen para su negocio. En estos artículos citamos como ejemplo a Adobe Sign, principalmente porque se trata de una de las herramientas con las que hemos trabajado, además de una de las más reconocidas a nivel mundial por sus soluciones de este tipo. Pero, revisando los comentarios, hemos encontrado que muchos de nuestros lectores no conocen muy bien esta herramienta.
Así que, para responder esta pregunta, en caso de que estés buscando un servicio y tengas curiosidad de qué es Adobe Sign, hemos preparado esta nota con los elementos más importantes que debes conocer sobre ella.
¿Qué es una herramienta de firma electrónica?
Las firmas electrónicas son, de manera sencilla, firmas que son entregadas a través de formatos digitales. Lo que hacen las herramientas de firmas electrónicas es garantizar que todo el proceso de firma de un documento se haga de manera adecuada y que tengas la mayor cantidad de garantías del proceso.
¿Qué es Adobe Sign?
Es una de las mejores herramientas de firmas electrónicas para negocios, sostenida en un modelo principalmente para negocios. Piensa en el ‘Microsoft Word’ de firmas electrónicas.
¿Tiene costo?
Sí, tiene un costo. Puedes verificar los planes para su licencia aquí.
¿Por qué es mejor que una herramienta gratuita?
Hay varios elementos. Pero, de manera sencilla, está en que las herramientas de firma electrónica gratuitas solo simulan una firma. Lo que hace Adobe Sign y la diferencia es: entrega las herramientas para que la persona pueda firmar, garantiza que la persona que firma sea la persona adecuada, automatiza los documentos a firmar para las empresas y permite personalizar los documentos para facilidad de una compañía.
Herramientas para firmar
Lo primero que tiene que asumir es que la persona a la que va enviar el documento puede que, jamás, haya tenido que entregar una firma electrónica. Si envía un PDF con unos campos para firmar, el destinatario se puede preguntar ¿tiene que escanear su firma? ¿puede llenarlo en Word y enviarlo?, ¿cómo aplica sellos?, ¿qué pasa si no tengo alguna herramienta o escáner a la mano para poder firmar?
Adobe Sign resuelve estas dudas porque ofrece al usuario las opciones para firmar directamente en la herramienta, sin necesidad de que él tenga que acudir a una opción gratuita o suba un documento con información a la web a través de sitios externos. Todo el proceso se realiza desde la herramienta, ofreciendo al destinatario lo que necesita.
Garantizar que la persona que firma, sea la correcta
El mayor problema que ofrecen las firmas virtuales a través de escanear un documento o rellenar un archivo de Word está en que no hay muchas pruebas de que la persona que firmó es, en efecto, la que aparece en el documento. Esto es vital para un negocio, pues en caso de que se dispute el documento usted debe contar con el mayor número de pruebas posible.
Herramientas como Adobe Sign permiten agregar métodos de verificación que comprueban la identidad del destinatario. Puede solicitar un código enviado al correo, una contraseña, un documento de identidad o una verificación externa. También cuenta con un certificado que acompaña el documento y está encriptado para que de esa manera no se pueda reproducir y sea válido como el documento original.
Automatización y personalización
La principal razón que diferencia a una herramienta paga de firmas electrónicas como Adobe Sign está en las opciones de personalización que ofrece a los usuarios y en la manera que automatiza los procesos. La realidad, es que usted normalmente deberá enviar el mismo documento a firmar de manera semanal, mensual, trimestral, etc. A menudo los contratos, procedimientos y acuerdos se repiten y envían a las mismas personas. Lo que adobe Sign permite hacer es que usted pueda automatizar estos envíos, ahorrando tiempo y recursos humanos en estos procesos.
También permiten personalizar estas plantillas para que se ajusten mejor a las necesidades y guardarlas para un uso posterior. Por ejemplo, si a menudo necesita que sus empleados firmen actas de juntas o reuniones que se realizan virtuales, puede crear una plantilla que pueda compartir de manera automática cada vez que termina la reunión y que, dado el caso, puede modificar para incluir a un tercero o para solicitar datos extras que sean necesarios después.
Imágenes: Adobe
