A partir de este 1 de octubre la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) exigirá la emisión de nuevos documentos en formato digital. La idea de la entidad, es avanzar en la modernización de la facturación hasta la gestión de trámites financieros, la adopción de tecnologías que permiten la generación de documentos electrónicos para reducir costos y agilizar operaciones.
La implementación de la emisión electrónica de documentos ha transformado radicalmente la manera en que las empresas gestionan su información y cumplen con sus obligaciones fiscales.
Según expertos, como David Ortiz, CEO de Siigo, este proceso no solo optimiza la operación diaria, sino que también ofrece mayor transparencia, trazabilidad y control en las transacciones comerciales. Empresas de todos los tamaños, pero especialmente las pequeñas y medianas empresas (PYMEs), se ven beneficiadas por este tipo de herramientas.
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La facturación electrónica, por ejemplo, es solo una de las muchas soluciones digitales que se han implementado en los últimos años. Desde su obligatoriedad en 2019, más de un millón de empresas en Colombia emiten sus facturas de manera electrónica, transmitiendo a diario millones de documentos que no solo facilitan el cumplimiento tributario, sino que también permiten un mejor control financiero interno.
Este tipo de digitalización ha permitido una reducción significativa en el uso de papel, así como una mejora en los tiempos de gestión y conciliación contable.
¿Cuáles son los nuevos que se deberá entregar de manera electrónica?
La DIAN anunció que a partir de octubre, algunas transacciones deberán ser gestionadas exclusivamente a través de formatos digitales, lo que refuerza el camino hacia un sistema fiscal más eficiente y menos dependiente del papel.
Entre los nuevos documentos que deberán emitirse de manera electrónica se incluyen los comprobantes de pago de peajes, que deberán detallar el monto exacto del cobro y la información del vehículo. Este comprobante se enviará automáticamente por correo electrónico a los usuarios, garantizando mayor agilidad y trazabilidad.
Otro documento que se suma a esta digitalización es la constancia de liquidación de transacciones en la Bolsa de Valores, que resume las operaciones realizadas y los activos negociados. Este tipo de registros digitales no solo facilitarán la auditoría y la transparencia de las transacciones bursátiles, sino que también permitirán una gestión más eficiente para las empresas que participan en estos mercados.
Por último, las transacciones en la bolsa agropecuaria y de materias primas también deberán ser documentadas de forma electrónica, incluyendo el detalle de los productos y precios negociados. Esto permite a las empresas del sector agropecuario acceder a información precisa de sus operaciones y facilita su control contable.
Ventajas para las PYMEs
Según Ortiz , aunque los grandes beneficios de la emisión electrónica de documentos se aplican a todo tipo de compañías, las PYMEs son, sin duda, las que más pueden aprovechar esta tecnología. Al migrar sus procesos administrativos hacia plataformas digitales, estas empresas logran una mayor optimización de recursos.
El ahorro en papel, impresión y almacenamiento de documentos físicos se traduce en una reducción significativa de costos operativos, lo que contribuye directamente a mejorar su competitividad.
Además, al automatizar procesos como la facturación y el registro de transacciones, las empresas disminuyen el margen de error humano y garantizan que la información sea más precisa y coherente. Esto facilita la conciliación contable y asegura un cumplimiento más riguroso de las normativas fiscales, evitando así sanciones por incumplimientos.
Adoptar la emisión electrónica de documentos no solo es una exigencia normativa, sino una oportunidad para que las empresas optimicen sus operaciones diarias. La digitalización impulsa la productividad, reduce errores y garantiza un control más riguroso de la información. Según expertos del sector, las empresas que aún no han implementado este tipo de herramientas deberían considerar esta transición como una inversión estratégica en su futuro.
Imagen: Jinda Noipho
