Mauricio Jaramillo Marín
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Mentiría si les digo que, después de tres meses de campaña personal por alcanzar la utopía de no tener mensajes represados, tengo grandes mejoras para celebrar y compartirles. En mi cuenta corporativa sigo teniendo los mismos problemas (spam, correos sin leer y responder, mensajes que rebotan o que no salen oportunamente, mensajes perdidos, etc.), debido en gran parte a la limitada capacidad de 20 MB, a fallas técnicas y al spam, que es imparable).
En mi correo personal sí muestro progresos, en primer lugar porque centralicé mis otras cuentas en una sola, la de Gmail, y en segundo término porque este servicio de correo sí reúne las condiciones técnicas mínimas (etiquetado y clasificación de mensajes, filtro efectivo antispam, capacidad de 7 GB y tamaño máximo de mensajes de 20 MB).
En la Zona de Pruebas de la edición 114, disponible en Enter.com.co, comentaba que resolver el problema era, más que un asunto de herramientas, un tema de hábitos. Y ahora agrego que de decisión, pues uno puede ser consciente de que tiene que hacer cambios en sus hábitos, pero debe ser capaz de dar los primeros pasos.
La confesión radica en que, si bien he hecho importantes avances y aplicado la mayoría de las recomendaciones que publiqué en esa ocasión -por ejemplo, obviar algunas normas de etiqueta para simplificar los mensajes y consolidar varias cuentas de correo en una sola-, aún no me he atrevido a tomar las medidas más drásticas, como eliminar los mensajes sin responder en un período de uno o dos meses.
Pensar que hay unas estadísticas que me puedan servir para un trabajo en el futuro, un boletín de prensa sobre un nuevo producto tecnológico del que podría necesitar escribir meses después, o cualquier mensaje que por cosas del destino pase de su nivel de ‘casi nula importancia’ a ‘alta prioridad’, impide que me decida a tomar tales medidas extremas.
Los avances, en todo caso, existen. No tanto en el aspecto estadístico -el número de mensajes sin responder y sin leer en mi correo de Gmail se ha reducido sólo en un 50 por ciento-, sino en algo que no tiene que ver ni con los números ni con la tecnología: el que he llamado ‘paz mental’. Ya no sufro tanto aquella secreta angustia que genera el tener cosas pendientes, en especial mensajes que otras personas pueden estar esperando: entendí que sólo en casos puntuales es mi obligación responder… y en los demás, soy libre de hacerlo o no. Sigo teniendo la intención de responder a cuanto mensaje me llega, pero ya he entendido que es una misión literalmente imposible…
Uno de los ‘regaños’ que recibí de los lectores a raíz de esa columna provino de Mauricio Vergara, un ejecutivo de la firma Open Networks Latin America, que amablemente me dijo que mi planteamiento del tema era errado y que ya hay métodos para lograr los objetivos planteados. En concreto, se refirió a la metodología GTD (Getting Things Done, u Organízate con Eficacia), que va más allá de la optimización del correo y apunta a mejorar la productividad y la vida personal de quienes lo apliquen.
De hecho, es una metodología en la que he estado interesado desde hace un par de años, y que no he implementado porque para infortunio mío, lo urgente ha relegado lo importante. Pero GTD es un paso que definitivamente empecé a dar, y espero escribir sobre él muy pronto.
Algo de inspiración
Aunque Mauricio Vergara insistirá en su llamado de atención, mi siguiente paso no fue GTD -aunque quizás debió serlo-. Después de seguir la mayoría de los pasos propuestos en la columna mencionada, empecé a probar con otras cosas. Para reforzar la decisión tomada meses atrás e impulsar los cambios de hábitos propuestos en la columna pasada, me inspiré en algunos dogmas publicados en diferentes sitios de productividad personal, como 43 Folders (www.43folders.com).
Algunos de ellos, que reiteran algunos puntos mencionados en la columna anterior, son:
- Usted no tiene control sobre las demandas de la gente sobre su tiempo y atención, pero usted es el único que tiene el poder de elegir cómo manejarlas. En otras palabras, los demás no son quienes manejan su tiempo y sus decisiones (aquí conviene mencionar la excepción de los mensajes laborales o de negocios).
- Su tiempo es invaluable (y ‘salvajemente’ limitado), y debe ser consciente de que es imposible responder a todos los mensajes.
- Es mucho más valioso, para usted y para los demás, responder a 20 mensajes con una o dos líneas de texto, que a un solo mensaje con 20 líneas.
- “No sé” es una buena respuesta. Con frecuencia, un mensaje con preguntas de las que usted no tiene por qué conocer la respuesta le ‘roba’ más tiempo que 20 mensajes con preguntas que sí le conciernen.
Nuevos trucos
Además de las pautas mencionadas en la edición 114, empecé a aplicar los siguientes trucos, con buenos resultados:
- Centralice todos sus mensajes en una sola cuenta en un servicio que brinde flexibilidad y la posibilidad de clasificar o etiquetar los mensajes según de cuál cuenta provenga. Gmail es mi servicio recomendado.
- Anule las suscripciones a listas de correo y boletines de noticias que no sean prioritarios. Si usted borra o ‘se salta’ estos mensajes constantemente, es un indicador de que no debería estar suscrito.
- Aproveche al máximo las herramientas del servicio de correo o del software que se utilice. En mi caso, Gmail me permite resaltar los mensajes más importantes con una estrella, etiquetar automáticamente mensajes de diferente tipo -y un solo mensaje puede entrar en varias categorías, como ‘proyectos’ y ‘personales’-.
- Y éste es un truco que aparentemente va en contra de lo que se debe hacer, pero que sirve no sólo para optimizar el uso del correo, sino para aumentar la productividad: si su software o servicio de correo le notifica la llegada de cada mensaje que ingresa a su bandeja de entrada, elimine las notificaciones, o haga que el correo llegue cada 30 o 60 minutos. Ayudará a mantener la concentración en lo esté haciendo.
- Para finalizar, esta máxima no es del todo aplicable -sobre todo si usted es un trabajador del conocimiento, como es mi caso-, pero puede ser un lema que le ayude a mejorar su administración del correo: “Responda sus mensajes… ahora o nunca”.
* Estoy dando mis primeros pasos en el mundo de GTD. Si usted tiene pautas o trucos para avanzar, o si usa otras metodologías de productividad, por favor comparta sus conocimientos conmigo y los lectores con un mensaje a [email protected].
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