La idea de incluir aspectos más naturales y reales en las videoconferencias fue el inicio de la telepresencia. Con esta tecnología es posible enlazar salas de reuniones idénticas en distintos puntos del planeta en las que, por ejemplo, un grupo de personas en Estados Unidos puede ver a sus interlocutores en Japón como si todos estuvieran en el mismo cuarto.
La sensación de cercanía es notable; se logra gracias a la fluidez del video y el sonido -sin saltos ni retrasos- y a varios artificios estéticos. Las pantallas de gran formato y con calidad de alta definición ofrecen un ambiente simulado que permite apreciar a los individuos en su dimensión normal, sin distorsiones.
Las cámaras de video están ocultas en las paredes y los micrófonos se asoman discretamente en las mesas. La ubicación de las cámaras y la forma como se presentan las personas en las pantallas permite que la gente al otro lado del mundo pueda seguir a los individuos con la mirada y que cuando alguien hable todos parezcan voltear la cabeza hacia el mismo sitio.
El sonido es envolvente (surround) y se configura de tal forma que si un ruido se produce desde un rincón, el interlocutor sentirá que el sonido llega desde el lugar donde se originó en el mundo real y no de un parlante.
Ciertos aspectos del ambiente influyen en que el resultado sea aún mejor: las salas de telepresencia usan los mismos colores, iluminación y mobiliario. Así, todas las mesas son idénticas y su forma semicurva produce un efecto especial: lo que se ve en las pantallas parece estar situado al otro lado de la mesa. Por su parte, los asientos están dispuestos de una forma determinada con el fin de que cada participante tenga una ubicación precisa y correcta en la sala.
Además, los materiales proveen la acústica necesaria para eliminar sonidos exteriores o eliminar ruidos extraños. También cuentan con monitores que se pueden usar para mostrar documentos, imágenes, objetos o para que todos trabajen en un mismo software.
Según datos del Human Productivity Lab, las empresas que han adoptado dicha tecnología la utilizan entre 60 y 275 horas por mes. La organización afirma que entre sus beneficios se encuentran la reducción de viajes de negocios para atender reuniones de la misma compañía, el mejoramiento de la productividad, al igual que evita el desgaste de los empleados que trabajan mucho tiempo fuera de la oficina.
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