Alejandra Cifuentes tenía un problema, y la solución que conocía para resolverlo costaba mucho más de lo que podía pagar. Como gerente de tecnología e información de una pyme, Takami, necesitaba brindar una respuesta a las necesidades de comunicación de los gerentes y el personal administrativo de la compañía, pues lo que tenía hasta el momento no funcionaba.
¿Nuestro mayor problema estaba en la comunicación interna, pues muchas cosas se manejaban por teléfono y el correo electrónico de la empresa no servía¿, recuerda.
A pesar de que Takami, una empresa dedicada a la creación y el manejo de restaurantes en Bogotá, tenía su propio dominio en Internet (www.grupotakami.com) y podía crear cuentas de correo para sus empleados, estas no se aprovechaban bien debido a limitaciones tradicionales del correo electrónico en las empresas, como la poca capacidad de almacenamiento y la difícil configuración de las cuentas.
Ella recuerda que por esa razón los gerentes, que debían viajar constantemente y moverse en los diferentes restaurantes de la ciudad (hay ocho locales en Bogotá, bajo las marcas Osaki, 80 Sillas, Sipote Burrito y Central de Cevichería), no querían usar su correo corporativo.
Debido a la poca capacidad de sus cuentas, ellos tenían que mover los mensajes al computador para abrir campo en ellas, lo que les impedía consultarlos vía Internet desde cualquier lugar, y los limitaba a usar su portátil para consultarlos con Outlook (las consultas del correo de Outlook en línea solo muestran los mensajes que están en el servidor, no en el computador del usuario en la empresa).
¿Al poco tiempo de que implementamos el correo en la empresa, ellos empezaron a usar sus cuentas personales de servicios gratuitos como Gmail, y creo que no tiene presentación para una empresa que sus empleados, y más sus directivos, usen correos gratuitos para su trabajo¿, señala Cifuentes.
Fue entonces cuando, durante el último trimestre del 2007, se enteró por medio de una persona cercana de Google Apps, una plataforma de aplicaciones en línea de Google que es gratuita e incluye, entre otros servicios, el correo electrónico de Gmail.
Luego, acudió a Eforcers (www.eforcers.com), la única firma colombiana certificada como Google Enterprise Professional Partner (socio para proyectos de empresas), que le presentó las características y ventajas de Google Apps y la convenció de hacer el cambio.
En dos días, Eforcers capacitó al personal que usaría las herramientas, configuró las cuentas de 33 usuarios (con la misma dirección que tenían previamente) y trasladó los mensajes que tenían en su correo antiguo, para que no hubiera pérdidas de datos.
Según la líder tecnológica de esta pyme, los usuarios acogieron su nuevo correo de inmediato, pues muchos de ellos ya eran usuarios personales de Gmail y conocían sus ventajas en almacenamiento, y tras la capacitación conocieron otras características como las conversaciones y las etiquetas.
Hoy, meses después de la implementación, Takami tiene cerca de 40 usuarios de Gmail entre sus 210 empleados, y los resultados son muy satisfactorios: los directivos, los administradores y hasta los chefs de cada uno de los ocho restaurantes que maneja la compañía ya pueden consultar su correo desde cualquier lugar con conexión a Internet, e incluso desde sus teléfonos móviles, gracias a una aplicación que funciona hasta en celulares antiguos (mientras que el correo empresarial tradicional exige teléfonos inteligentes, mucho más costosos).
Cada uno de los 40 usuarios cuenta con una capacidad de 6,6 GB ¿más de cien veces la que tenían antes¿, y aprovecha algunas características de Gmail, como las etiquetas, la organización de los mensajes por conversaciones y las búsquedas rápidas de mensajes o contactos, que brindan más productividad a los usuarios.
Pero no solo el correo vivió un cambio gracias a Gmail, sino todas las formas de comunicarse internamente y de manejar los documentos de la compañía, gracias a las otras herramientas de Google Apps (ver recuadro ¿No solo correo¿).
Los costos del proyecto fueron mínimos: toda la plataforma de Google Apps es gratuita, y la compañía solo debió pagar a Eforcers por la implementación y la capacitación. La suma equivale a una pequeña fracción de lo que habría costado comprar e instalar un servidor en la empresa, los equipos en cada restaurante, el software del servidor y de los usuarios, la capacitación, el soporte y otros costos asociados.
Los precios por implementación van de los 300.000 pesos en proyectos de una a 10 cuentas y 500.000 pesos en los de 11 a 50 cuentas, hasta 1,3 millones de pesos en grandes implementaciones de 100 a 500 cuentas de usuario. ¿Estos valores corresponden a la implementacion del servicio, apoyo en la migracion, servicios de soporte y capacitacion presencial¿, señala Andrés Cifuentes, director de proyectos de Eforcers.com.
Finalmente, para esta empresa, que durante el resto del año piensa abrir cuatro restaurantes más, estar montada sobre esta tecnología le permite mirar ese crecimiento sin preocuparse de instalaciones, licencias y otros detalles, y sin tener que invertir un peso, pues podrá tener hasta cien usuarios gratuitamente.
Para todos los tamaños.
Según Francisco Forero, representante de Google en Colombia, una de las mejores características Google Apps es su escalabilidad, es decir, su capacidad de crecer fácilmente según las necesidades de las empresas o los grupos de trabajo.
Así, una microempresa con dos o tres empleados puede registrarse y usar de inmediato todos sus servicios, y de la misma forma una gran institución educativa, como el Sena, puede abrir cuentas para cientos de miles de alumnos cada año sin hacer ninguna inversión.
¿La idea es que todas las organizaciones concentren sus recursos y su energía en lo que saben hacer y no en asuntos técnicos¿, señala Forero, para quien no tendría sentido que el Sena tuviera que mantener servidores de correo, grandes repositorios de información, filtros antispam y otras tecnologías, y un ejército en el área de soporte técnico para mantener toda esta infraestructura.
Forero señala que el correo corporativo y otros servicios pueden ser manejados en línea, como un servicio público. ¿Las personas y las empresas nunca piensan en tener su propia planta de energía, y de igual manera no necesitan tener toda una infraestructura para servicios que funcionan muy bien vía Internet¿, añade.
¿Cómo registrarse?
Una pyme tiene varias formas de ingresar al mundo de Google Apps y el Gmail corporativo. El primer paso es ir a la dirección www.google.com/a, ingresar a la página en la que se explican las tres versiones disponibles (para pequeñas empresas o estándar, para educación y para grandes empresas o premier), y seleccionar la edición estándar.
Ahora, se debe escribir el dominio de la empresa (la dirección web, como www.miempresa.com.co). Si aún no se tiene un dominio, Google hace un puente con algunos de los proveedores más confiables del mundo (GoDaddy y eNom) para facilitar el registro (este servicio cuesta 10 dólares, y Google no cobra ninguna comisión por ser intermediario).
El siguiente paso consiste en seleccionar el número de cuentas de correo que se desea tener inicialmente, los servicios que se quieren utilizar (no es obligatorio seleccionarlos todos). A partir de ese momento la empresa ya está montada sobre la plataforma de Google Apps, puede ingresar a todos sus empleados y hacer las configuraciones necesarias.
En pequeñas empresas el proceso completo toma solo algunos minutos, mientras que en organizaciones más grandes, con más de 30 usuarios, como la mencionada Takami, puede tomar un poco más de tiempo y conocimientos técnicos ¿o, si no los tienen, puede requerir el apoyo de una firma especializada como Eforcers.
No solo correo
Cuando una empresa decide montar su correo electrónico en Gmail, debe registrarse en Google Apps, un paquete de aplicaciones Web 2.0 (en línea) orientadas a brindar productividad, colaboración y comunicación.
A Gmail se suman Google Docs (una suite de oficina con procesador de palabras, hoja de cálculo y software de presentaciones), Google Talk (un programa de mensajería instantánea con opciones de telefonía por Internet), Calendar (calendario personal y para equipos de trabajo), Page Creator (herramienta para publicación de sitios web sin necesidad de conocer de diseño en HTML u otros lenguajes), Google Sites (herramienta para creación de páginas para grupos, perfiles de empleados e intranets).
Google ofrece todo el almacenamiento para los contenidos que se manejen con estas herramientas, así que las empresas no tienen que descargar o instalar software en sus computadores, ni comprar discos duros.
Todos estos servicios son gratuitos para pymes, universidades y colegios sin ánimo de lucro. El proveedor no cobra una cuota mensual, y para las pymes simplemente presenta anuncios de texto relacionados con el contexto, tal como lo hacen el buscador Google o el correo de Gmail.
Tampoco es necesario tener logotipos de Google en todas las páginas; al contrario, durante la configuración el proveedor sugiere utilizar logotipos de la empresa para que tanto las páginas públicas como las internas tengan una unidad de imagen corporativa. Para instituciones educativas, estas pueden ocultar los anuncios para sus alumnos.
Entre tanto, las empresas grandes que tomen la versión premier de Google Apps tienen beneficios adicionales como el manejo de más de cien cuentas de usuario, correo con capacidad de 25 GB con disponibilidad garantizada del 99,9 por ciento. El costo de los servicios es de 50 dólares anuales por usuario.
Según Google, el único requisito para que estas aplicaciones funcionen adecuadamente es una buena conexión a Internet, aunque en próximas semanas anunciará una versión fuera de línea, que puede funcionar sin conexión a la Red.
Con frecuencia, las empresas se acercan a Google Apps para usar Gmail, y luego empiezan a conocer las otras herramientas. En el caso de Takami, después del correo empezó a aprovechar Google Talk, y hoy todos los empleados permanecen comunicados permanentemente por mensajería instantánea ¿el teléfono se usa para llamadas al exterior de la empresa¿.
Además, organiza sus actividades con Calendar y sus documentos de trabajo, como hojas de cálculo de ventas y manuales de procedimientos, están publicados en Google Docs y pueden ser consultados y modificados por los usuarios autorizados.
¿Lo mejor de esto es que se trata de herramientas colaborativas, que permiten trabajar a varias personas simultáneamente sobre un solo archivo¿, destaca Alejandra Cifuentes, de Takami, quien dice que cada vez aprovechan más las herramientas, aunque aún no se usan algunas, como Page Creator, Google Sites o la opción de voz de Google Talk.
Otras opciones
Los grandes proveedores de soluciones de correo corporativo, Microsoft e IBM, también tienen ofertas especiales para pymes, que son menos costosas que las dirigidas a grandes organizaciones.
Microsoft ofrece Small Business Suite, un paquete que incluye el servidor de correo Exchange Server, así como herramientas de acceso remoto, intranets, respaldo y recuperación de datos, recursos de impresión y archivos compartidos.
IBM ofrece una versión especial para pymes de Lotus Notes, que combina correo y calendarios con aplicaciones de productividad.
Estos productos se instalan en servidores y computadores de la manera tradicional, y tienen costos de adquisición, instalación y mantenimiento. También hay alternativas gratuitas y de código abierto equivalentes, como Zimbra Messaging and Collaboration Suite (ahora propiedad de Yahoo), aunque estas requieren instalación y configuración más complejos y las empresas necesitan contratar un proveedor para estos procesos.
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