El 15 de octubre del 2002, el presidente colombiano Álvaro Uribe realizó su primera videoconferencia. Durante 50 minutos, el mandatario habló con personas de negocios, políticos y periodistas del hemisferio en la Conferencia de las Américas, un evento organizado por el diario The Miami Herald en Miami (E.U.). Según el Servicio de Noticias del Estado (SNE), la intervención por esta vía le ahorró al Presidente como mínimo nueve horas, entre desplazamientos, trámites en aeropuertos y duración de vuelos. También se evitaron gastos de pasajes, traslado de personal de apoyo y dispositivos de seguridad por un valor cercano a los 12 millones de pesos. La transmisión, en cambio, costó 650 mil pesos.
Desde entonces, el sistema de videoconferencia ha sido utilizado por Uribe decenas de veces para atender las reuniones que su trabajo le demanda en distintos lugares del país y del mundo.
Otra entidad del Estado, el Servicio Nacional de Aprendizaje (Sena), comenzará a instalar unos 250 sitios en todo el país que permitirán hacer videoconferencias. Dicha implantación está incluida dentro de una inversión en servicios de tecnología que la institución hará por 87 millones de dólares.
Y no solo en el sector público se están aprovechando los beneficios de la videoconferencia. Según Mario Cifuentes, director de redes y comunicaciones del banco AV Villas, esa entidad ha ¿bajado los gastos en transporte y viáticos en cerca del 70 por ciento¿. Esta institución comenzó a usar videoconferencia desde el 2004 ya que, por su forma de operar centralizada, debía realizar reuniones frecuentes con personal de las oficinas regionales. La sala que tiene equipada con esta tecnología en Bogotá, comenta Cifuentes, se utiliza en un 80 por ciento todos los días, mientras que el porcentaje de uso en las otras ciudades es del 50 por ciento.
Dichos ejemplos son una pequeña muestra de la forma como empresas y organizaciones alrededor del planeta usan la videoconferencia y sistemas derivados de esta tecnología con el fin de reducir costos y facilitar el encuentro de sus empleados a pesar de la distancia.
Una de las características fundamentales de esta tecnología es la posibilidad de interconectar no solo dos locaciones, sino tres o más, dependiendo de la complejidad de los equipos. De esta forma, por ejemplo, varios estudiantes localizados en diferentes zonas de un país pueden recibir conferencias y clases sin necesidad de acudir al lugar físico donde se dictan; para reuniones de ventas o comités ejecutivos en empresas multinacionales las personas no tienen que concentrarse en un solo sitio; y los médicos pueden atender a sus pacientes a distancia.
La firma de análisis de mercados Yankee Group afirma en un estudio que los participantes de una reunión que se ven cara a cara (por medio de una pantalla) aprenden un 200 por ciento más que solo con audio; así mismo, se absorbe la información presentada hasta un 40 por ciento más rápido y aumenta el poder de persuasión en un 43 por ciento.
De otra parte, dice el informe, un 55 por ciento del impacto de la comunicación entre personas proviene de expresiones y lenguaje facial, mientras que el 38 por ciento corresponde a la inflexión o tono de voz, lo que destaca los beneficios de la videoconferencia.
A esto hay que sumarle aspectos como el ahorro de costos por desplazamientos de un lugar a otro, el incremento en la eficiencia de los trabajadores, el fortalecimiento del trabajo en equipo y la seguridad, ¿algo neurálgico en un país como Colombia¿, comenta Gottfried Blanco, líder de soluciones del segmento empresas de Telefónica.
Según Norberto Cárdenas, ingeniero de proyectos de Ecopetrol, la reducción de la improductividad con el uso de la videoconferencia ha sido del 80 por ciento desde que se implantó en la compañía, hace cerca de ocho años. Aunque allí se empleaba en un comienzo para el seguimiento de procesos operativos y comerciales, ahora su aplicación se ve en diversas partes de la empresa, al servir para la contratación de personal y el control de procedimientos administrativos, entre otros.
En el caso del Banco de la República, su principal función es en el área de nómina y para la capacitación a nivel nacional en diferentes temas. ¿Antes enviábamos las sicólogas a otras ciudades o nos limitábamos a entrevistas telefónicas. Ahora esta tarea se hace mejor¿, afirma Rodrigo Medina, director de tecnología de la entidad. El proyecto allí comenzó desde marzo del 2007 y el objetivo es extender el servicio a las reuniones de ejecutivos y otros departamentos que lo requieran.
Un informe del Human Productivity Lab, empresa consultora en el tema de telepresencia y colaboración visual (www.humanproductivitylab.com), menciona que algunas de las áreas donde más se usa la videoconferencia en el mundo son entretenimiento, educación, medicina, diplomacia, política, gobierno e incluso la pornografía.
Internet cambió el panorama
Desde los inicios de la televisión, cuando se empleó este medio para realizar videoconferencias (ver recuadro ¿Algo de historia¿), la tecnología para esta industria ha evolucionado de manera significativa.
Las transmisiones de video y audio por satélite fueron las primeras en popularizarse, si bien era un método que salía muy caro. ¿Cerca de 5.000 dólares al mes, con equipos de 50 mil dólares o más. Por lo tanto, las únicas que utilizaban el servicio eran las empresas más grandes y dentro de ellas solo los presidentes o altos directivos¿, dice Pierre Rodríguez, gerente de mercadeo para América Latina y el Caribe de Polycom.
Luego llegó la tecnología ISDN, presente todavía en ciertas empresas, que amplió las posibilidades de uso de la videoconferencia pero todavía con un costo elevado. Dicho sistema está diseñado para permitir la transmisión de voz y datos a través de las líneas telefónicas tradicionales.
Con el nacimiento de Internet, las redes de datos (redes IP) pasaron a ser un medio muy atractivo para transmitir voz y video, en gran medida por la disminución de costos que trajo: los contenidos se convierten en paquetes de datos que viajan por la Red (de la misma forma que lo hace el correo electrónico), lo que la hace una modalidad muy económica con respecto a las usadas con anterioridad, a la vez que habilita casi cualquier PC para establecer este tipo de contacto.
Además, la baja en los precios de los equipos necesarios para realizar videoconferencia hizo que muchas empresas vieran viable esta tecnología. ¿Con un software de 150 dólares y equipos que van de dos mil a quince mil dólares, ya es posible disfrutar del servicio. Estos aparatos cuestan diez veces menos que antes¿, comenta Rodríguez.
En la actualidad, gracias a que las videoconferencias se realizan por las redes IP, muchas empresas pueden tener video de calidad con estas redes y los usuarios ya no son solo los ejecutivos importantes de las organizaciones, sino todo aquel que requiera el servicio.
Adopción lenta
Aunque las empresas tienen claros los beneficios de la videoconferencia, aún no es una tecnología usada con gran difusión. Según el Human Productivity Lab, lo que más incide en este aspecto tiene que ver con el primer acercamiento de los usuarios con el sistema: ¿A muchas personas no les gusta porque la experiencia no es satisfactoria y prefieren no volverlo a utilizar¿.
Factores como sonido débil, iluminación deficiente, baja resolución de la imagen y difícil manejo del sistema hacen que todavía se prefiera optar por otras soluciones, aunque los sistemas han mejorado de manera sustancial con la transición de las redes ISDN a las IP, el aumento del tamaño de las pantallas para ver a la otra persona y la aparición de equipos avanzados de audio y video.
En este punto prima de manera fundamental el ancho de banda, esencial para la calidad del audio y el video. Para Mayer García, ingeniero especialista de Cisco, el costo de dicho aspecto no ha permitido que sea una tecnología común, mucho más en un país como Colombia, en el que los índices de penetración de banda ancha son bajos con respecto a otras naciones de la región y el mundo.
El Human Productivity Lab asegura que el promedio mundial de uso de la videoconferencia en las empresas es de unas 15 horas al mes. Las que van más allá han invertido en más ancho de banda, así como en capacitación a los empleados y en equipos para evitar que sea una tecnología a la que pocos tengan acceso.
El mercado no se detiene
Los obstáculos que pudiera tener la videoconferencia para su difusión no son un impedimento para que las empresas metidas en la industria pongan todo su empeño en este mercado. Tanto así que ya se ven adelantos que llevan esta tecnología a un nivel superior.
Uno de ellos es la incorporación de la calidad de video de alta definición a los sistemas de videoconferencia. Pierre Rodríguez, de Polycom, afirma que ¿aunque es un mercado específico y sabemos que en el corto plazo no todos van a adoptar este método, considero que la mayoría de lo que se venderá en unos cinco años serán productos de alta definición¿.
Con esta tecnología, por ejemplo, es posible disfrutar de largas reuniones y conferencias sin que los usuarios se cansen. Mientras que en un sistema con baja calidad de audio y video la gente tiende a perder la atención, la alta definición provee imágenes y sonido con atributos óptimos que permiten mantener el interés sin importar la duración de la sesión, algo vital, por ejemplo, en el área educativa.
En otras industrias que precisan niveles de detalle superior, como en telemedicina para realizar consultas e incluso intervenciones quirúrgicas a distancia, esta es una solución perfecta. También en el caso de fabricantes de productos que desean comunicarse con sus clientes en otros lugares del mundo y requieren hacer modificaciones a diseños de piezas con exactitud.
Y algo que viene de la mano de la alta definición es la telepresencia, que se considera como el futuro ideal de la videoconferencia. Salas adecuadas especialmente para este tipo de reuniones, con condiciones acústicas y de iluminación adecuadas, y en las que es posible ver al interlocutor en tamaño real, se encuentran entre sus características (ver recuadro ¿Telepresencia: la videoconferencia ideal¿).
Opciones para escoger
La conclusión por parte de los diferentes proveedores de servicios de videoconferencia es que la tecnología ISDN dejará de ser el medio por el cual se transmite este contenido. Mayer García, ingeniero especialista de Cisco, asegura que el video transmitido por medio de conexiones ISDN ha caído sustancialmente en los últimos cuatro años, ya que para las empresas es más fácil pasarse a una red IP y luego implementar videotelefonía (si ya cuenta con telefonía IP) o videoconferencia.
Lo mismo opina Gottfried Blanco, de Telefónica, quien considera que ahora las compañías de telefonía hacen pocas inversiones en tecnología ISDN, aunque sigue siendo viable y utilizada porque existe una base instalada en el mercado.
No obstante, esto no implica para una empresa perder toda la infraestructura adquirida años antes. Para ello, hay aparatos que hacen de intermediarios entre ISDN e IP: se utilizan equipos ISDN, pero la información se envía a través de redes IP, con lo cual se obtienen las ventajas en costos y calidad que ofrecen estas últimas.
Cuando una empresa ya cuenta con su red de datos IP, tiene varias posibilidades para disfrutar de videoconferencia. La primera es adquirir todos los elementos necesarios, como software, cámaras, pantallas y aparatos especiales para habilitar la comunicación entre los diferentes puntos.
Si la decisión es esta, la compañía deberá hacer un análisis del tráfico de la red para verificar que sí es apta para transmitir video, así como constatar que cumple todos los estándares de calidad de la industria; las compañías que ofrecen servicios de videoconferencia ayudan en esta tarea.
Por lo general, la conclusión después de la evaluación es aumentar en determinada cantidad el ancho de banda, que deberá indicársele al proveedor de este servicio (el incremento es acorde con la calidad de video que quiera tener la organización).
Otra opción consiste en alquilar los equipos de videoconferencia y realizar las reuniones en la sede de la compañía. Lo más importante es tener el ancho de banda para que la transmisión de video sea óptima; si no cuenta con él, puede contratarlo temporalmente aunque es probable que resulte bastante costoso.
Una alternativa adicional consiste en acudir donde diferentes proveedores quienes cuentan con salas especiales para realizar videoconferencias.
Cabe anotar que, cualquiera que sea la situación, el interlocutor en el sitio distante (o pueden ser varios) también debe contar con un sistema de videoconferencia de similar o superior calidad para que la comunicación sea fluida.
En qué puede utilizarse
Atención inmediata: un sistema móvil de video permite a la policía, bomberos y personal de emergencias médicas ofrecer información vital en tiempo real.
Telemedicina: los doctores pueden consultar con especialistas de otras disciplinas para acelerar la toma de decisiones sobre algún caso en particular. También es posible atender pacientes vía remota en poblaciones lejanas o que están muy enfermos y no se pueden transportar.
Manufactura: es posible que el fabricante de determinado producto diagnostique problemas y dé soluciones sobre algún inconveniente que pueda tener una máquina instalada en una compañía.
Educación: diversos lugares del mundo se pueden enlazar para que personas atiendan conferencias, cursos, seminarios o cualquier tipo de actividad educativa sin tener que acudir al país donde se origina la transmisión.
Banca: los clientes pueden tener acceso a consultores en cualquiera de los servicios que ofrezca el banco sin importar dónde están ubicados.
Telejusticia: la toma de declaraciones de prisioneros peligrosos (evitando el riesgo en su desplazamiento), el empleo de testigos y expertos ubicados en lugares lejanos y la posibilidad de que un juez sentencie en un juicio desde sitios distantes son algunos de sus beneficios potenciales.
Integración empresarial: en compañías con oficinas en múltiples partes del mundo es útil para adaptar a los nuevos empleados a la cultura organizacional, a la vez que les facilita conocer cara a cara a sus compañeros de trabajo. Además, evita los constantes viajes para atender reuniones internas.
Teletrabajo: las comunicaciones a través de video permiten a las personas que trabajan desde su casa o viajan mucho estar en contacto con sus jefes en cualquier momento y sentirse menos alejados del ambiente laboral.
Algo de historia
La primera mención acerca de un sistema para la comunicación visual electrónica entre puntos distantes geográficamente se presentó en el libro ¿Tom Swift and his Photo Telephone¿, publicado en 1914 por Victor Appleton. En él se hablaba de la inversión multimillonaria en un proyecto que permitiría conectar salones de conferencias, oficinas y hogares en todo el mundo.
Con el nacimiento de la televisión se realizaron las primeras videoconferencias, que consistían en circuitos cerrados de televisión conectados por medio de un cable. A su vez la Nasa, así como ciertos canales de TV, comenzaron a usar también las bandas de radiofrecuencia UHF y VHF para comunicar dos puntos distantes; esto daría paso luego a las transmisiones por satélite, que se convirtieron en las más comunes.
Ya en 1956, AT&T había presentado una iniciativa llamada Picturephone, que consistía en una cabina de teléfono donde era posible visualizar al interlocutor.
Sin embargo, fue hasta los años ochenta, con las redes de telefonía digital (ISDN), que se obtuvo una calidad aceptable para videoconferencias y dio pie para que la industria creciera hasta lo que es hoy, haciendo la transición a las redes basadas en protocolos de Internet (IP).
Hace unos diez años, Herold Williams y David Allen, propietarios de algunos hoteles en el Caribe, idearon la forma en que sus visitantes de negocios no tuvieran que dejar sus instalaciones para atender el trabajo. Para ello, intentaron vincular características propias de las reuniones personales a la videoconferencia, con pantallas donde se vieran los interlocutores en tamaño real, audio de alta calidad y asientos similares a una sala de juntas.
Williams y Allen fundaron en 1997 TeleSuite, la primera compañía en el mundo de telepresencia que debutó con éxito en el mercado.
Telepresencia: la videoconferencia ideal
La idea de incluir aspectos más naturales y reales en las videoconferencias fue el inicio de la telepresencia. Con esta tecnología es posible enlazar salas de reuniones idénticas en distintos puntos del planeta en las que, por ejemplo, un grupo de personas en Estados Unidos puede ver a sus interlocutores en Japón como si todos estuvieran en el mismo cuarto.
La sensación de cercanía es notable; se logra gracias a la fluidez del video y el sonido ¿sin saltos ni retrasos¿ y a varios artificios estéticos. Las pantallas de gran formato y con calidad de alta definición ofrecen un ambiente simulado que permite apreciar a los individuos en su dimensión normal, sin distorsiones.
Las cámaras de video están ocultas en las paredes y los micrófonos se asoman discretamente en las mesas. La ubicación de las cámaras y la forma como se presentan las personas en las pantallas permite que la gente al otro lado del mundo pueda seguir a los individuos con la mirada y que cuando alguien hable todos parezcan voltear la cabeza hacia el mismo sitio.
El sonido es envolvente (surround) y se configura de tal forma que si un ruido se produce desde un rincón, el interlocutor sentirá que el sonido llega desde el lugar donde se originó en el mundo real y no de un parlante.
Ciertos aspectos del ambiente influyen en que el resultado sea aún mejor: las salas de telepresencia usan los mismos colores, iluminación y mobiliario. Así, todas las mesas son idénticas y su forma semicurva produce un efecto especial: lo que se ve en las pantallas parece estar situado al otro lado de la mesa. Por su parte, los asientos están dispuestos de una forma determinada con el fin de que cada participante tenga una ubicación precisa y correcta en la sala.
Además, los materiales proveen la acústica necesaria para eliminar sonidos exteriores o eliminar ruidos extraños. También cuentan con monitores que se pueden usar para mostrar documentos, imágenes, objetos o para que todos trabajen en un mismo software.
Según datos del Human Productivity Lab, las empresas que han adoptado dicha tecnología la utilizan entre 60 y 275 horas por mes. La organización afirma que entre sus beneficios se encuentran la reducción de viajes de negocios para atender reuniones de la misma compañía, el mejoramiento de la productividad, al igual que evita el desgaste de los empleados que trabajan mucho tiempo fuera de la oficina.
Empresas como Polycom, Cisco y HP proveen sistemas de telepresencia. Chile es el único país de América Latina que tiene una sala de este tipo instalada, por parte de la compañía HP. Uno de los motivos es su alto costo, pues su instalación puede llegar a costar entre 200.000 y 500.000 dólares.
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