Si en este momento se levantara de su silla y diera un paseo por la zona donde están los faxes e impresoras de su oficina, con seguridad se encontraría con un escenario común: varias hojas impresas botadas o, para decirlo en claro, desperdicio de papel.
Gran parte de esos residuos se debe a errores al momento de enviar a imprimir (faltó un dato, una revisión o aprobación, etc.), a que se imprimieron más copias de las necesarias; o sencillamente a que algunas personas optan por imprimir todo, incluso los correos electrónicos.
Esto, además de ser un gasto innecesario de recursos de la empresa (papel, tinta, electricidad, etc.), se constituye en una gran barrera para la productividad del negocio.
¿Para qué imprimir un fax con una orden de pedido, por ejemplo, cuando dicho documento puede llegar digitalmente al correo electrónico de la persona de despacho que, sin demoras, puede tramitar de inmediato el proceso?
¿Es necesario mandar a imprimir miles de catálogos que en un mes tendrán desactualizados los precios y la disponibilidad de los productos?
Son varias las preguntas en materia de administración y de impresión empresarial de documentos que tienen una misma respuesta: No.
Según María Ángela Espinosa, gerente de mercadeo de la unidad de imagen e impresión de Hewlett-Packard Colombia, los equipos de impresión láser de dicha marca vienen con programas especiales que ayudan a diseñar piezas de mercadeo (catálogos, manuales, volantes, etc.) en formato digital “que se imprimen según lo necesite la empresa y pueden modificarse en cualquier momento”.
Compañías como HP, Ricoh, Xerox, Lexmark, Kodak, entre otras, cuentan con productos especializados en el manejo de documentos. Hewlett-Packard, por ejemplo, incluye un programa con sus equipos llamado Web Jet Admin.
“Con este software una empresa puede saber qué documentos se imprimen, cuándo se imprimen e incluso conocer la cantidad de tinta que hay en cada máquina o si alguna de ellas tiene algún tipo de inconveniente”, dice María Ángela Espinosa, de Hewlett-Packard.
Otra funciones, como las de seguridad, permiten limitar el tipo de documentos que se puede imprimir, así como la creación de contraseñas que se deben digitar en la pantalla del equipo para que se ejecute la impresión.
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