En los últimos años nos hemos visto tan inundados de cosas que nos impiden concentrarnos en las oficinas que con mucha frecuencia uno siente que necesita ‘alejarse del trabajo para poder hacer su trabajo’. Esa situación paradójica se está produciendo en buena medida por el mal uso que los usuarios le dan a la tecnología.
La compulsión maniática de estar revisando el correo electrónico (y el exceso de mensajes innecesarios), la adicción a la mensajería instantánea, el impulso de chequear cada rato las cuentas de Facebook y Twitter, los celulares que no dejan de atenderse ni siquiera en las reuniones y la adicción a la información de Internet (no relacionada con el trabajo) han convertido las oficinas en un lugar muy poco productivo.
La tendencia dejó de ser algo anecdótico hace rato y se convirtió en un problema muy serio para las empresas. La firma de investigaciones en tecnología Basex reveló en 2010 que los trabajadores estadounidenses pierden cada día la cuarta parte de su tiempo por cuenta de la sobrecarga de información a la que están expuestos y las interrupciones innecesarias, situaciones motivadas en gran medida por el uso inapropiado de la tecnología. Eso se refleja en pérdidas para las compañías de ese país por valor de 997 mil millones de dólares anuales.
Otro estudio, realizado por la Universidad de California en Irvine, mostró que tres de las cinco interrupciones más comunes en el trabajo tienen que ver con dispositivos tecnológicos. Estas son: un compañero que se acerca al puesto, alejarse del sitio de trabajo (voluntariamente o por el llamado de alguien), la llegada de un nuevo mensaje de correo electrónico, cambiar a otra tarea en el computador y atender una llamada telefónica.
Podría parecer que esas situaciones en realidad no quitan tanto tiempo, pero esa universidad monitoreó miles de horas de comportamiento de las personas en el trabajo y descubrió que la gente en un ambiente laboral típico pierde su foco en promedio cada 11 minutos. El problema es que, una vez se distraen, concentrarse de nuevo en lo que estaban haciendo puede tomarles cerca de 25 minutos.
Uno de los autores del informe lo describió así: “Cada interrupción tiene un tiempo de recuperación. Si alguien entra a su oficina y le pregunta cómo le pareció el partido de ayer, a usted le toma 20 segundos responder, pero después tiene que recordar en dónde iba en su tarea. Entonces, es posible que piense: ‘mejor voy a ir por un café o voy a revisar mi correo electrónico’ “.
El lío con el escenario laboral moderno es que no le brinda a nuestro cerebro el mejor ambiente para ser eficiente. Gary Marcus, autor del libro Kluge: The Haphazard Construction of the Human Mind, le explicó a la revistaBusinessWeek que el problema tiene incluso que ver con la forma como funciona nuestra mente.
En esencia, los humanos son propensos a dejarse interrumpir porque durante miles de años tuvieron que estar alerta, por ejemplo, a un entorno peligroso. “No fuimos diseñados para mantenernos en una tarea, pero la gente de otras épocas nunca tuvo que enfrentar tantos timbres, notificaciones y alertas”, dice Marcus.
El poder de la atención.
“Cuando estoy trabajando en una novela, me impongo horarios muy rígidos y regulares, y me encierro en un pequeño apartamento que tengo en el barrio donde vivo (en Nueva York). Es un lugar espartano, sin distracciones: nada hay para hacer allí que no sea escribir…”.
Así describió el reconocido escritor estadounidense Paul Auster, en una entrevista que le concedió el año pasado al diario El Tiempo, la forma como trabaja. Podría parecer que este aislamiento es una de las extrañas manías típicas de un escritor, pero quizá todos deberíamos aprender algo de Auster.
La avalancha de información e interrupciones puede ser una trampa que se debe evitar. El diario The New York Times entrevistó hace unos años a los ganadores de la beca MacArthur –que se suele entregar a personas consideradas ‘genios’ por su alta creatividad– y un gran número de ellos reveló que suele apagar sus celulares y dispositivos como reproductores de música para poder dedicarse simplemente a pensar.
Las investigaciones sobre el cerebro muestran que ellos tienen razón al hacer eso. El estadounidense Joe Dispenza, especialista en neurofisiología y bioquímica, explica en su libro Desarrolle su cerebro que “sin concentración focalizada no se generan conexiones cerebrales y no se almacenan recuerdos”.
Dispenza agrega que, según Michael Merzenich, uno de los principales investigadores en plasticidad cerebral del mundo, “las conexiones neuronales del cerebro se esculpen solo cuando se le presta atención a un estímulo. Si no ponemos atención, las neuronas nunca formarán conexiones fuertes y duraderas. Se necesita atención a lo que estamos aprendiendo y la intención de enfocar el cerebro en la información deseada”.
Eso es fácil de comprobar. Piense en todas las cosas que suceden a su alrededor durante un día de trabajo o estudio: el ruido ambiente, las conversaciones en los alrededores, los sonidos de la calle… nada de eso se queda grabado en su cerebro porque usted no le dedica atención.
Así que puede despedirse de esos cursos de hipnopedia con los que pretendía aprender inglés mientras dormía. El cerebro no funciona así: él le exige toda la atención. Y quizás haga bien desconectándose de todo cuando quiere trabajar en serio o aprender algo importante.
¿Hiperconectados o hipersaturados?
El problema es que no es fácil desconectarse, y la preocupación no es nueva. En 2008, un estudio realizado por la firma de investigación de mercados IDC en 17 países concluyó que 16% de los trabajadores en el mundo están ‘hiperconectados’, es decir, que tienen un mínimo de siete equipos para su uso laboral y personal (computador, celular, GPS, etc.), más un mínimo de nueve aplicaciones, como las de mensajería instantánea, conferencias por Internet y redes sociales, entre otras.
El mismo estudio hablaba de una segunda categoría, los ‘crecientemente conectados’, que representaron el 36% en la muestra: estos son trabajadores que utilizan un mínimo de cuatro equipos electrónicos, así como seis aplicaciones de comunicaciones.
Entre unos y otros, ya equivalen al 52% de los trabajadores, pero según IDC los ‘crecientemente conectados’ entrarán a la categoría de ‘hiperconectados’ paulatinamente y este último grupo representará el 40% en 2013.
Contrario a lo que podría pensarse, no se trata de un fenómeno exclusivo de los países desarrollados. Por el contrario, según IDC, América Latina es la zona con el mayor porcentaje de ‘hiperconectados’ o ‘crecientemente conectados’, con 64% (en Norteamérica suman 44%), aunque en nuestra región la rápida adopción de tecnología está más relacionada con temas personales y de entretenimiento (TV por suscripción, reproductores de música, videojuegos) que con aspectos laborales.
Clay Shirky, un experto en telecomunicaciones interactivas de la universidad de Nueva York, le explicó a la revista Fortune que parte del problema está en las expectativas que ha creado la tecnología.
“No nos gusta tratar de contactar a un compañero o a un jefe que no está disponible, porque la disponibilidad es un indicador deseable. Alguien que siempre responde parece eficiente”. De otro lado, “los mensajes de correo y las llamadas constantes tienen un sentido de urgencia e importancia que es difícil de resistir, y uno siente como que está trabajando. Pero eso no es así, a menos que su trabajo consista en ser interrumpido (como el de un asesor de ventas)”, dice Shirky.
La preocupación por este tema es tan grande que la firma Basex y varias empresas de tecnología (como Microsoft, Intel, Google e IBM) crearon en el 2008 una organización sin ánimo de lucro para investigar el asunto y buscarle soluciones: elInformation Overload Research Group.
Según el diario The New York Times, Intel y otras empresas ya están experimentando internamente con soluciones; por ejemplo, están promoviendo entre pequeños grupos de empleados que revisen el correo electrónico con menos frecuencia, que limiten la cantidad de correos grupales y que hagan un esfuerzo para evitar que las alertas y notificaciones de sus herramientas digitales afecten y hagan reorganizar constantemente sus listas de cosas por hacer.
Igualmente, en 2010 se instituyó el 20 de octubre como el Día de la Concientización en la Sobrecarga de Información. La iniciativa, de Basex y varias firmas de tecnología, busca que las personas tomen conciencia sobre el tema y conozcan las medidas que se pueden tomar.
Vea en la parte 2:
- La falacia de la multitarea.
- Multitarea golpea más que la marihuana.
- Cambios en el cerebro infantil.
- Usted puede sacarle más a su cerebro.
