Una de las cosas grandiosas de la Internet es que ofrece muchas herramientas sin costo alguno. Por cada programa, usualmente es posible encontrar alguna alternativa que cubre la mayoría de sus funciones y no requiere de una licencia o una suscripción mensual para poder utilizarla. El caso de las firmas electrónicas o firmas electrónicas no es la excepción. Si necesitas firmar de urgencia algún documento encontrarás dentro de los primeros resultados de Google alguna opción que, sin costo alguno, te permitirá estampar una firma en un PDF.
Sin embargo, si estás pensando en utilizar una de estas herramientas para firmar algún contrato, compromiso comercial o documento importante es vital que sepas por qué razón este tipo de apps y portales no son la solución.
Privacidad y seguridad
La primera razón debería parecer obvia. Nada es gratis en el mundo, ni siquiera en la Internet. La mayoría de sitios gratuitos de firmas electrónicas solicitan que, antes de que puedas insertar la firma digital, subas el documento a ellas. Pero, lo que no sabes, es qué hacen con este documento que queda procesado. Para una compañía no hay una peor muestra de desconexión con los protocolos de seguridad que el permitir subir un documento privado o con información sensible a una página desconocida.
Luego está el problema de seguridad. Algunas páginas solicitan algún tipo de registro (usualmente vinculado a una red social o cuenta de Google). De nuevo, como usuario deberías tener más precaución de a quién entregas acceso a esta información, en especial si, por ejemplo, en la información del firmante ingresas datos sensibles como puede ser tu número de identidad, dirección o número de celular. Existe algo llamado ingeniería social y estos tres datos son lo único que necesita un ladrón informático para hacer desastres con tu vida.
Garantía legal
El segundo problema que ofrecen estas páginas está para precedentes legales. Dentro de la constitución actual una firma virtual se considera cualquier documento digital que cuente con una forma de identidad, independiente de si no hay un soporte físico que lo acompañe. El problema está en que frente a un juzgado estos documentos son muy fáciles de desestimar. El PDF que tú descargas de estas páginas no cuenta con algún tipo de elemento que confirme la identidad de la persona que lo firmó. Un abogado puede argumentar que con la página o app que utilizaste cualquier persona pudo estampar tu nombre. Tampoco queda un registro de cuándo se firmó el documento o incluso si el archivo presentado es el original, sin algún tipo de modificación.
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Es un elemento que sí tienen herramientas profesionales de firma electrónica. Por ejemplo, la mayoría de este tipo cuenta con opciones que encriptan el documento recibido y lo acompañan de un certificado que puede ser presentado a un forense digital para comprobar su autenticidad. También cuentan con maneras de garantizar (y luego comprobar) que el firmante es quien asegura ser, como son contraseñas, preguntas de seguridad o códigos de verificación.
Falta de personalización y automatización
El mayor problema de las plataformas gratis de firma digitales es que no hacen más que poner una firma dentro de un PDF. Para un solo documento que vas a enviar puede ser suficiente, pero sí de manera frecuente requieres que tus empleados, clientes o colaboradores firmen documentos, se convierte en una opción poco práctica y, más importante, poco efectiva para un buen uso del tiempo. La razón principal es que este tipo de páginas requieren que tú ya tengas el documento en PDF y, en última instancia, solo te ofrecen una opción si vas a firmar y no si eres las persona que envía el documento.
Una herramienta paga de firmas electrónicas le permite crear plantillas dentro de la herramienta en vez de depender de un archivo de Word o un PDF que resulta más difícil de modificar. Por ejemplo, con Adobe Sign (que es reconocida como una de las mejores herramientas de este tipo) puedes añadir opciones como casillas, campos obligatorios (es decir, que la persona no puede enviar el documento sin rellenar estos campos) o incluso casilla de verificación de uso de datos personales (algo que todo documento que sea enviado y diligenciado de manera digital debe tener hoy).
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