Es posible que en tu empresa se estén preguntando en este momento cómo legalizar el software presente en las instalaciones de la compañía ¿Por qué? Porque se puede ver enfrentada a una visita del Departamento de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), cuyo resultado sea una multa millonaria o incluso algunos meses de cárcel para el representante legal de la compañía.
Ahora bien, ¿qué faculta a la Dian para llevar a cabo esta acción? Una Ley, la 603 del 2000, obliga a las empresas a declarar en sus informes de gestión que los programas de computador cuentan con las respectivas licencias de uso. En 2016, más de 100 empresas enfrentaron procesos judiciales por temas relacionados con la propiedad intelectual.
¿Y qué es el informe de gestión? Pues bueno, el informe de gestión es el documento que contiene una exposición fiel de la evolución de los negocios y la situación económica, administrativa y jurídica de la empresa. El software entra dentro de los detalles administrativos y jurídicos de la empresa.
ENTER.CO quiso consultar a expertos acerca de este tema. Paola Restrepo Ospina, presidente ejecutiva de Fedesoft, nos compartió sus apreciaciones sobre cómo legalizar el software en las empresas:
ENTER.CO: ¿Qué debe tener en cuenta una empresa a la hora de legalizar el software de su empresa?
Paola Restrepo:
Cuando una empresa inicia la revisión del estado de sus programas, puede empezar por hacer un inventario de los equipos con los que cuenta, el software instalado en cada uno de ellos y las licencias existentes. Esto le facilitará establecer el grado de faltantes.
Otra de sus opciones es contratar un empresa de auditoría de licencias de software que haga la revisión de su indicador de legalidad, lo cual resulta muy útil, pues en algunos casos la ilegalidad se presenta por la falta de conocimiento en estos aspectos. En cualquiera de las dos opciones lo importante es trazar un plan de legalización.
Una vez se cumple con los requisitos de legalidad ¿A dónde debe acudir la empresa y qué documentos debe diligenciar?
PR:
Los documentos que demuestran la legalidad del software por parte de las empresas son las facturas de compra, la contabilización del equipo en el que está instalado el software, el inventario de equipos de cómputo y del software instalado. También deberán mostrar la identificación y ubicación de los equipos en los establecimientos de comercio, oficinas y sucursales, de existir, asociadas a la compañía. Para estos también tendrán que mostrar los mismos soportes de legalidad en los sistemas que se usen.
De acuerdo a la Ley 603 de 2000, el informe de gestión anual de las empresas debe reportar el estado de cumplimiento sobre este aspecto.
¿Qué sucede cuando se tiene software ‘sublicenciado’ en la organización?
PR:
Cuando una empresa tiene un software sublicenciado existe una ilegalidad en su uso, lo cual puede llevar a una demanda legal en la cual deberá intervenir un abogado que pueda negociar el pago de una multa y la regularización del licenciamiento. La indemnización sería igual al valor del software sublicenciado, más los honorarios de los abogados; pero sin incluir el tiempo y el esfuerzo dedicados a la diligencia.
La DIAN impone sanciones a las empresas que no han legalizado el software de su empresa ¿Cómo son estas sanciones? ¿Varían según el tipo o el tamaño de la empresa?
PR:
Al atentar contra los Derechos de Autor, el uso de software ilegal es considerado un delito en Colombia. Por eso los organismos de control vigilan constantemente a las empresas. La DIAN es la entidad encargada de supervisar el cumplimiento de la Ley 603 de 2000 que exige que todas las empresas reporten en sus informes anuales de gestión el cumplimiento de las normas de propiedad intelectual y derechos de autor. Por lo tanto, ninguna empresa, grande o pequeña, está exenta de ser seleccionada para una revisión o auditoría por parte de los organismos de control.
Las sanciones varían según el uso indebido de los programas. Las empresas que incurran en este delito pueden ser objeto de investigaciones que pueden llevar a penas de cinco años de cárcel, así como el pago de indemnizaciones por daños y perjuicios a quienes cometan el delito de piratería de software.
¿Qué otras desventajas trae tener software sublicenciado en la empresa?
PR:
El sublicenciamiento también implica un incumplimiento en la tributación, por esta razón una vez la DIAN reporta a la Fiscalía, esta entidad realiza una auditoría con consecuencias civiles y/o penales o reporta al fabricante afectado. Esto quiere decir que a la multa por temas legales se suma la multa determinada por el fabricante afectado, esto sin tener en cuenta los costos que deberá asumir la empresa al verse obligada a realizar el pago de todo el software que haya sido encontrado sin licencia.
Según uno de los más recientes estudios de The Software Alliance (BSA), existe una alta relación entre el software ilegal y la tasa de malware, ya que cuanto más alta es la tasa de software ilegal instalado, mayor es la cantidad de malware encontrado en ordenadores. Es decir que el riesgo también es potencial en cuanto a ciberseguridad.
¿Qué hace Fedesoft para concientizar a los empresarios acerca de la importancia de legalizar el software de su empresa?
PR:
Fedesoft sigue creando conciencia acerca de la importancia de tener software legal en las empresas. Para esto cuenta con un comité de normatividad y competencia, en el cual las empresas proveedoras de software afiliadas al gremio pueden socializar sus casos puntuales para así notificar a los entes de control sobre este tipo de situaciones. De igual forma, la Federación, como representante del gremio, sigue trabajando en la sensibilización a la DIAN y otros organismos de control sobre cómo identificar cuando un software nacional o extranjero es legal y cuando no lo es.
Imagen: Pexels.
