Con la pandemia los negocios han tenido que evolucionar. Muchos de los procesos que antes se hacían de manera física hoy se limitan a lo virtual. Por ejemplo, muchas compañías se vieron en la necesidad de enviar documentos a través de correos en vez del mensajero personal. Otras vieron que con sus empleados trabajando desde casa y la constante aprobación de un contrato o la nómina ya no era necesario contar con los AZ guardando polvo en un escritorio, sino un archivo ilimitado y fácil de acceder en la nube. Dicho esto, son muchas las empresas que hoy no entienden cómo funciona una firma electrónica y, por qué deberían contar con alguna solución de este tipo.
Los escáneres no son suficientes
De nuevo, acudimos a la situación de la vida real. Solicita a su empleado la firma en un documento. Ya sea por la pandemia o por qué él se encuentra en su casa, decide enviar el PDF por WhatsApp. Él imprime el documento, lo firma y luego lo escanea para enviarlo de regreso.
¿Es válido?
En términos estrictos. La corte constitucional reconoce las firmas escaneadas como una forma de firma electrónica. Esto quiere decir que pueden ser utilizadas en un proceso legal. ¿Cuál es el problema? Que este tipo de archivos carecen de cuatro cosas importantes que necesita cualquier negocio: personalización, trazabilidad, seguridad y automatización.
Personalización
Un documento de World no es la mejor manera de presentar un documento para firmar. La principal razón es que muchos negocios constantemente deben cambiar el documento a firmar para que se ajuste a la persona o propósito. Y el problema de un formato como el Doc o PDF es que a la persona que lo llena puede no quedarle claro dónde tiene que firmar o cuáles de esas casillas son obligatorias.
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Herramientas como adobe Sign cuentan con opciones de personalización que permiten al usuario el poder crear y activar casillas que son indicadas como un lugar para llenar. Por ejemplo, puede agregar un campo para que la persona ponga su nombre, otra para que ingrese su número de cédula e incluso cuadros que la persona debe aceptar (por ejemplo uno para marcar con el que acepta el manejo de estos daros personales, igual que en un sitio web). Estas plantillas se pueden guardar y modificar. Incluso puede seleccionar campos obligatorios, de manera que la persona sepa que hay uno que debe diligenciar o que hay otro que no es obligatorio al momento de firmar.
También puede personalizar la manera en la que se envía el correo con el documento a firmar. Puede poner el logo de su empresa y una opción que llene el campo de la persona a la que está dirigiendo el documento.
Trazabilidad
¿Cómo puede estar seguro que el documento que recibe lo firmó la persona que asegura haberlo firmado? Supongamos que envía un acuerdo de confidencialidad en un PDF y la persona le devuelve el mismo documento con su nombre, claramente escrito en un computador. ¿Qué le garantiza que fue él? ¿Cómo puede comprobar que la persona recibió el documento? O le damos otro ejemplo. Envía una factura con una promesa de pago. No recibe respuesta y, un mes después, la persona le dice que hasta ahora recibió el documento en su correo.
De nuevo, utilizando como ejemplo herramientas de firmas electrónicas como Adobe Sign, usted puede hacer un seguimiento a todos los pasos que realizan al momento de enviar el documento a firmar. Puede, entre otras cosas, elegir un método de verificación antes de que lea el contrato (un PIN a un número de teléfono, una contraseña o incluso un documento de identidad).
Usted puede recibir alertas que le indican cuándo la persona recibió el contrato, cuándo lo abrió y cuándo lo firmó. Esta información está acompañada de la información de la persona que lo recibió (por ejemplo, el correo electrónico o la forma cómo se verificó). Toda esta información luego se guarda en un acta que acompaña el documento al momento en que se firma.
Seguridad
El mayor problema que presenta un PDF normal o un escáner es que no es un documento seguro. En caso de que usted deba presentar una firma electrónica para un proceso legal es posible que se le pida verificar la validez de la firma a través de un forense digital. El problema es que un documento de World o un JPG no se encuentra encriptado, por lo que es imposible verificar que no se haya alterado y que lo que usted esté presentando tenga validez.
Pero herramientas de firmas electrónicas sí ofrecen este tipo de garantías. Antes mencionamos cómo pueden, por ejemplo, solicitar algún tipo de verificación. Pero también ofrecen un tipo de encriptación que garantiza que el documento que usted está entregando es el original y no una copia que alguien más duplicó en el sistema o que se modificó de alguna manera.
Automatización
La idea de cualquier herramienta que adquiera para su negocio es que le ahorre tiempo. Las horas que dedica un empleado a crear desde cero la plantilla de un contrato, hacer seguimiento para verificar en qué estado se encuentra un documento sin firmar o realizar en el envío a las personas correspondientes son gotas de la jornada que reducen la productividad. Por eso, con herramientas de firmas electrónicas como Adobe Sign se automatiza y simplifica los flujos de trabajo de documentos, digitalizando 100% los procesos manuales y documentales. Agilizando los procesos y reduciendo el tiempo dedicado a las tareas manuales basadas en documentos impresos.
Por ejemplo, puede programar una lista de correos habituales a los que de manera frecuente debe hacer llegar contratos o documentos a firmar, pero que estos se envíen de manera individual (de manera que los receptores no puedan acceder a la lista, como en un correo masivo). Puede programar recordatorios automáticos que se activan para enviar un mensaje al destinatario recordando que tiene un documento sin firmar en su correo, por solo mencionar algunas de las ventajas de automatización que ofrecen estas herramientas.
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