Le apuesto doble contra sencillo a que usted mantiene desde hace años, probablemente desde que entró a trabajar, una lista de cosas por hacer (la mía la tenía en Word… usted sabe, nosotros los dinosaurios…). Y subo la apuesta: estoy seguro de que nunca cumple con las tareas diarias que tiene en esa lista. De hecho, si usted es como yo, lo que esa lista hace es aumentar la dosis de estrés que carga a diario, porque no puede soportar la idea de irse todos los días para su casa sabiendo que la mitad de las labores que tenía pendientes se quedaron sin cumplir.
Si le sirve de consuelo, la incapacidad de cumplir con lo que uno se propone a diario es un mal generalizado. Quizá por ello, el escritor estadounidense Mark Twain alguna vez dijo: “Nunca dejes para mañana lo que puedes hacer pasado mañana”. Pero como él era famoso por sus frases mordaces, mejor le voy a citar a un hombre ‘serio’:
Andy Grove, quien dirigió a Intel en su era más gloriosa (Grove fue portada de Time en 1997, como el ‘Hombre del Año’), dice en su libro ‘High Output Management’: “Mis días finalizan cuando estoy cansado y listo para irme a casa, no cuando termino (el trabajo). Yo nunca termino. Tal como el trabajo de una ama de casa, el de un gerente nunca se acaba. Siempre hay más cosas para hacer, más que debería hacerse y siempre hay más de lo que se puede hacer”.
En esencia, entonces, lo primero que debería tener presente es que nunca podrá cumplir con todas las tareas de su lista de asuntos pendientes. Entre los tintos con sus amigos, las reuniones insoportables que convoca su insoportable jefe, sus escapadas a Facebook, las dos horas diarias en el trancón, las interrupciones de WhatsApp y las demás delicias de la vida laboral moderna, eso es imposible.
Pero, volviendo al tema, hay un libro que recomienda olvidarse por completo de las listas de tareas, simplemente porque las personas exitosas no las usan. Ese argumento me suena sólido.
El libro se llama ‘15 Secrets Successful People Know About Time Management’, de Kevin Kruse, y se consigue por Amazon, aunque solo en inglés (no lo he visto en librerías en Colombia). Kruse, quien entrevistó a docenas de millonarios y a líderes empresariales para conocer sus técnicas de administración del tiempo, dice que el problema de las listas de tareas es que son más parecidas a listas de deseos; es decir, son listas de tareas que algún día usted espera realizar, pero sin un plan específico sobre cuándo hacerlas. Por eso, hay listas llenas de tareas que nunca se cumplen, y que solo producen estrés y sentimiento de culpa.
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Otro problema, explica Kruse, es que esas lista no diferencian entre asuntos que toman solo unos pocos minutos, y tareas que requieren horas de trabajo. Por eso, cuando una persona mira su lista de tareas para ver con cuál sigue, es muy probable que escoja los asuntos rápidos y sencillos, y no los que realmente importan. Adicionalmente, esas listas hacen que las personas se enfoquen en trabajar en las cosas urgentes, y no en las importantes.
Cambie la lista de tareas por el calendario
Entonces, ¿cuál es la alternativa? Llevar las cosas que tiene que hacer a su agenda o calendario. Kruse dice que esa fue una de las respuestas más consistentes entre las personas que entrevistó para su libro. Sin importar de qué tarea se trata, si usted quiere que algo realmente se realice, debe reservar un tiempo para ello en su agenda.
Es clave que en su calendario reserve las primeras horas del día para los asuntos más relevantes.
En el calendario debe quedar reservado el tiempo para todos sus asuntos: los más importantes, pero también las otras labores, como revisar el correo, hacer llamadas telefónicas, e incluso asuntos personales que son importantes para usted, como su hora diaria de ejercicio o ayudarles a sus hijos con las tareas.
También es clave que en su calendario reserve las primeras horas del día para los asuntos más relevantes. La razón es que, sin importar qué tan bien trate de controlar su tiempo, siempre surgirán durante el día asuntos que necesitan su atención y que a veces son urgentes. Por eso, debe asegurarse de que las cosas más importantes queden hechas antes de que surjan imprevistos.
Algunas de las personas entrevistadas por Kruse también ‘agendaban’ bloques de tiempo sin tareas, en los que podían atender asuntos que no habían previsto o simplemente pensar entre una reunión o actividad y otra.
Entonces, si le va a hacer caso a lo que sugiere este autor, que en teoría es experto en el tema, ya sabe cuál debería ser su primera tarea de hoy: mandar al carajo la maldita lista de tareas.
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