Hasta el 13 de mayo de este año las pymes tienen plazo para implementar la nómina electrónica establecida por la DIAN. Este tipo de empresas, caracterizadas por contar con menos de 10 empleados, será el último grupo que deberá acoger el nuevo reporte que soporta el pago de su nómina, luego de que la entidad decidiera ampliar la fecha límite en febrero con la resolución 028 de 2022, como un incentivo a las pequeñas organizaciones en medio de la reactivación económica.
De acuerdo a un estudio realizado por Confecámaras, durante el último año se han creado más de 300.000 microempresas en el país. Estas entran a hacer parte del ecosistema de las 2.500.000 Mipymes reportadas por MinComercio, las cuales representan el 78% de la empleabilidad en Colombia y el 50% del PIB del país.
David Ortiz, CEO del Grupo Siigo para LATAM, considera que “existe una clara necesidad en el acompañamiento y asesoría para que los empresarios logren integrar de la mejor forma herramientas tecnológicas que soporten su proceso de crecimiento y les ayuden a estar al día con todos los requisitos, como lo es la nómina electrónica”.
Desde Siigo, compañía de software contable con más de 300.000 clientes en Colombia que han contratado ya sus soluciones tecnológicas empresariales, como lo es la gestión de la nómina electrónica en la nube, explican todo lo que un microempresario debe saber sobre este nuevo requisito, con el fin de complementar la operación de su organización, aumentar su competitividad y cumplir con la reglamentación establecida.
¿Qué es la nómina electrónica?
Es el reporte que presenta una empresa ante la DIAN por el pago de nómina a sus empleados; esto lo hace a través de un proveedor tecnológico autorizado con el fin de que sus reportes de nómina sean aceptados como descuentos tributarios a la hora de declarar renta o IVA. A dicho reporte se le conoce como Documento soporte de pago de nómina electrónica.
Además, es una excelente manera de llevar el control de la nómina de su empresa, y si ya factura electrónicamente con Siigo, tendría casi todo listo porque el proceso de habilitación para nómina es similar al de facturación.
¿Cómo se reporta la nómina electrónica?
Según lo reglamenta la DIAN, el plazo que tienen los empresarios para realizar y enviar el reporte es de dos meses desde que hacen la realización de los pagos.
Adicionalmente, todos los contribuyentes que ejercen una relación laboral de tipo empleador – empleado, tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste (si así se requiere) durante los 10 primeros días del mes siguiente al que se generó la información del pago de nómina del empleado.
Tenga en cuenta que si paga la nómina quincenalmente sólo debe enviar un documento soporte de pago de nómina electrónica a la DIAN con el acumulado de ambos pagos.
¿Por qué es importante la nómina electrónica?
Implementar y transmitir nómina electrónica es una estrategia clave para reducir casi en un 85% la carga de la labor tributaria, optimizar la productividad de las empresas, evitar errores y asegurar el bienestar de las empresas, a través de la optimización de procesos y disminución de tiempos y costos.
¿Qué beneficios tiene implementar la nómina electrónica?
Los beneficios de generar la nómina electrónica son varios. En primer lugar, los pagos que el empleador realice a sus trabajadores, serán tenidos en cuenta como descuentos tributarios.
En segundo lugar, los empleados podrán acceder fácil y rápidamente desde cualquier lugar a la información de la nómina, pues solo requerirán que el empleador les envíe una copia en formato PDF por correo electrónico.
Además de lo anterior, en el caso en que el documento soporte de nómina electrónica necesite modificaciones, una vez se emita el documento soporte de pago, es posible realizar ajustes para corregir errores o superar la inestabilidad en el sistema: algo similar a lo que sucede con la factura electrónica a través de la nota crédito.
La gestión de la nómina electrónica en la nube es una de las ofertas de Siigo que facilitan que los empresarios tengan mayor control del negocio y los estados de resultados. Esta gestión no deja de lado ningún gasto operativo y cumple con todos los requisitos de ley, lo cual es fundamental en el momento de buscar nuevas formas de financiación bancaria, ya que por medio de este tipo de soluciones el empresario puede demostrar su estabilidad y organización de su información contable.
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