a facturación electrónica es un proceso que le permitirá a la Dian y a las empresas estar mejor sincronizados sobre los egresos e ingresos al momento de hacer la declaración de impuestos. Así mismo, dependiendo del software que se decida usar se pueden obtener beneficios adicionales, desde mejorar la comunicación en diferentes departamentos o equipos de la empresa hasta ayudar a una sola persona a hacer mejor su trabajo.
Este tipo de programas administrativos que permiten hacer varias tareas de la empresa son perfectos para los pequeños negocios y emprendimientos que tienen equipos en los que sus tareas suelen cruzarse para su correcto funcionamiento. Además, están avalados por la Dian, lo que les da la tranquilidad de estar cumpliendo con los requerimientos exigidos. Una de las personas que se beneficia de la facturación electrónica y este tipo de software es el contador. “La productividad es clave para las pymes y los emprendimientos, mejorar los procesos y disminuir el margen de error en cada uno de ellos es esencial, por lo que saber aprovechar las herramientas es imprescindible”, resalta Katherine Ayala, Brand Manager de ADM.
Rapidez en los reportes para verificar información
Tener acceso a los reportes y poder revisar sus versiones actualizadas es una de las ventajas de estos programas. ADM, por ejemplo, funciona en la nube, lo que significa que, si uno de los colaboradores hace un cambio, este se sincronizará automáticamente para todos los demás. De este modo, si el contador necesita verificar información de las ventas facturadas, saldos de cuentas por cobrar y pagar y otros podrá hacerlo mucho más fácil.
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Además, ADM facilita la toma de decisiones en tiempo real, ya que un gerente o un emprendedor puede conocer fácilmente las estadísticas de sus clientes más importantes o sus productos más vendidos. El pago de impuestos, que por lo general son un dolor de cabeza para cualquier empresario, también se facilita porque ADM permite habilitar de manera sencilla los impuestos asociados, como el IVA, retención en la fuente, Impoconsumo y retención de ICA.
Se disminuye el margen de error
Cuando la información no tiene que ser copiada por múltiples personas para gestionar los procesos, sino que se actualiza automáticamente para todos ellos se reduce el margen de error que causa pasar la información. Con la facturación electrónica hay mayor control sobre el inventario de la empresa; además, si el software que se usa automáticamente marca entradas y salidas de los productos se reduce el fallo que puede haber si una persona tiene que recordar hacerlo manualmente. Este tipo de simplificaciones en las tareas reduce el margen de error en los reportes y al momento de declarar ante las entidades públicas; por ejemplo, la Dian.
Mejora la comunicación
Así como reduce el margen de error, la sincronización de múltiples tareas a la vez mejora la comunicación entre los empleados. “Las pymes a veces pasan por alto la simplificación de procesos como una forma de ayudar a sus equipos de trabajo a ser más productivos. Cuando se automatizan pequeñas tareas, la comunicación mejora y las tareas pueden ser realizadas con mayor tranquilidad porque es precisamente en los detalles donde muchos fallamos y se crear esos errores entre una persona a otra que puede ser costosa para una empresa, especialmente si es pequeña” resalta xx. Además, con herramientas como ADM, se puede mantener el orden tributario y financiero porque desde un solo sitio se pueden revisar la información de facturas enviadas a clientes y validar su aprobación o rechazo
Mayor control
Mantener actualizados todos los datos, un contador puede revisar y procesar grandes cantidades de información precisa. Por ejemplo, controlar las compras y ventas o en el caso de un contador los egresos e ingresos de la compañía para revisar los libros. Esto no significa que se deje de hacer un control manual para verificar que todo esté bien. En realidad, es un soporte que le ayudará a entender mejor las dinámicas de la empresa y mantener los reportes actualizados. ADM se utiliza a través de un navegador por Internet o desde la aplicación con el beneficio adicional de que los datos están disponibles y se pueden actualizar desde cualquier lugar, en el momento que se necesite y desde múltiples dispositivos.
La seguridad de estar cumpliendo con los requisitos legales de la facturación electrónica
Además de todo lo anterior, usar un software autorizado por la Dian, como ADM, le permitirá al contador estar tranquilo porque la empresa cumple con los requisitos de la entidad al facturar electrónicamente. ADM y Siesa –proveedor tecnológico autorizado por la Dian para la facturación electrónica–, acompaña a las empresas en el proceso de habilitación y uso de su sistema de administración móvil desde la nube y actualmente cuentan con siete días de prueba gratis, luego se puede escoger entre la versión básica ($25.000) o premium ($35.000) según las necesidades de cada empresa.Imagen: ADM.
