Para cumplir con la obligación de facturar electrónicamente es importante tener en cuenta que el pasado 05 de mayo la DIAN emitió nueva resolución – la resolución 000042– en la cual estableció un nuevo calendario, que indica el plazo máximo en el que las empresas con esta obligación deben empezar a facturar electrónicamente. Esta exigencia de la DIAN podría verse como una complicación para las pequeñas empresas, pero en realidad constituye una oportunidad para adoptar una solución tecnológica que puede facilitarle la vida en muchos sentidos. Te contamos lo que debes saber de la facturación electrónica, los plazos y recomendaciones.
¿Qué es la factura electrónica y qué beneficios tiene?
La factura electrónica es una factura de venta con los mismos efectos legales que una de papel, y a diferencia de ésta, se expide en formato electrónico. Esta factura tiene un formato específico exigido por la DIAN, lleva una numeración consecutiva autorizada por la misma entidad, incluye el impuesto al consumo cuando es necesario y tiene una firma digital, entre otras características. La ventajas de este sistema incluyen impuestos descontables, el aumento en la eficiencia de los procesos administrativos, la reducción de posibles errores humanos, la simplificación de las transacciones y el ahorro en gastos de papelería, impresión y archivo.
¿Quiénes deben adoptar la facturación electrónica?
Los responsables de expedir una factura electrónica son los siguientes:
- Los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA)
- Los responsables del impuesto nacional al consumo.
- Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.
- Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
- Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas (IVA), de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo previsto en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario.
- Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación.
¿Cuáles son las fechas de facturación electrónica en Colombia?
La DIAN especifica tres calendarios según la actividad económica, la calidad del contribuyente y la constitución de la empresa después de pasado los calendarios anteriores.
Calendario 1:
Aquí entran los grupos seleccionados por la actividad económica principal, que queda registrada en el RUT y de acuerdo a los códigos CIIU, de esta manera:
- Grupo 1: junio 15 de 2020.
- Grupo 2: julio 1 de 2020.
- Grupo 3: agosto 4 de 2020.
- Grupo 4: septiembre 1 de 2020.
- Grupo 5: octubre 1 de 2020.
- Grupos 6, 7 y 8: noviembre 1 de 2020.
En este enlace puedes descargar el calendario de la DIAN para que verifiques la fecha según el código CIIU. Puedes ir a la pestaña de “Resolución 42 Calendario 1”.
Calendario 2:
Este calendario se basa en la calidad del contribuyente: grandes contribuyentes, estado, instituciones educativas autorizadas, empresas del sector público, personas jurídicas y naturales que realizan ciertas actividades, entre otros.
- Grupo 1: junio 15 de 2020.
- Grupo 2: octubre 1 de 2020.
- Grupo 3: noviembre 1 de 2020.
En este enlace puedes descargar el calendario de la DIAN para que verifiques la fecha según la calidad del contribuyente. Puedes ir a la pestaña de “Resolución 42 Calendario 2”.
Calendario 3:
Este es el calendario permanente y es para todos aquellos que constituyan su empresa y pasen a ser responsables del impuesto a las ventas (IVA) o impuesto al consumo, después de las fechas establecidas en los calendarios 1 y 2. En cuanto la empresa pase a ser responsable de uno de los impuestos anteriormente mencionados, tienen que empezar a facturar electrónicamente dentro de los dos meses siguientes.
¿Cómo puedes adoptar la facturación electrónica?
El camino más eficiente es apoyarte de un proveedor autorizado por la DIAN. El software de ADM, que cuenta con el respaldo de Siesa, proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, permite expedir las facturas electrónicas de manera ilimitada. Todo el proceso se hace de manera segura, con un sistema de autenticación de firma digital y se puede realizar a través de un computador, tablet o incluso el celular. Además, con este software no sólo cumples con la ley de facturación electrónica, sino que puedes administrar las finanzas de tu negocio de manera segura y sencilla: te permite llevar un control ágil de la facturación, los inventarios, cotizaciones, compras, ventas e ingresos. Puedes obtener una prueba gratuita el primer mes a través de su página web y seguir contando con el servicio por solo 25 mil pesos mensuales en el plan básico o 35 mil pesos en el plan premium.
