Una de las preocupaciones más comunes de los gerentes, cuando llega la temporada de fin de año, es cómo organizar las jornadas laborales. Debido a que la mayoría de los empleados se van de vacaciones, resulta necesario encontrar opciones que beneficien tanto al trabajador como a la empresa, y para esto no hay nada mejor que el teletrabajo.
Gracias a la tecnología, puedes hacer seguimiento a tus colaboradores a través de múltiples herramientas en línea. Usando el calendario de Gmail, programas para asignar tareas como Trello o Basecamp, o notificaciones vía SMS, puedes permitirles a tus trabajadores laborar desde sus casas y no estarás ‘perdiéndolos de vista’. Al contrario, es posible que todo te parezca tan sencillo que al final decidas implementar días de teletrabajo en otros momentos del año.
En 2015, Colombia Digital y el Centro Nacional de Consultoría dieron a conocer su ‘Estudio de penetración y percepción del teletrabajo en Colombia – 2014’, que realizaron para el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC) y el Ministerio del Trabajo. Los resultados de este estudio indicaron que las organizaciones nacionales usan la telefonía fija y móvil, junto a internet, como medios fundamentales para mantener contacto con sus colaboradores ‘deslocalizados’. Mientras tanto, las reuniones personales y los medios impresos perdieron liderazgo y cada vez más son vistos como poco efectivos al momento de gestionar procesos de teletrabajo.
Por esto, a la hora de llevar a cabo un experimento exitoso en esta materia, es importante que identifiques las herramientas que requerirán tus trabajadores para realizar sus actividades de manera remota, versus las necesidades de tu organización. Según el portal Teletrabajo Colombia (del MinTIC), puedes hacerte las siguientes preguntas:
1. ¿Qué tipo de labor realizará remotamente el teletrabajador?
2. ¿Qué sistemas de la organización deberán ser utilizados por el teletrabajador para efectuar estas labores?
3. ¿Qué otros sistemas o dispositivos móviles se necesitan para apoyar la labor del teletrabajador?
4. ¿Cómo puede el teletrabajador acceder a los sistemas requeridos?
5. ¿Qué nivel de seguridad se requiere para cada sistema, si acceden a estos desde lejos?
6. ¿Cómo se puede cumplir con los niveles de seguridad de la información definidos en las políticas de la organización?
7. ¿Desde dónde y con qué equipo accederá el teletrabajador a los sistemas?
8. ¿Cómo se puede dar al teletrabajador una comunicación adecuada y segura para acceder a los sistemas?
9. ¿Cómo se mantendrá contacto con el teletrabajador?
10. ¿Cómo podrá el teletrabajador interactuar con el equipo de trabajo?
11. ¿Cómo se brindará el servicio de soporte técnico a los teletrabajadores?
Algunas de las soluciones tecnológicas requeridas por las empresas, dependiendo de sus necesidades y recursos son: sistemas de telefonía (como telefonía IP o comunicaciones unificadas), sistemas de videoconferencia (como Lync de Microsoft), virtualización de escritorios, acceso a bases de datos, software de colaboración (como Asana), programas para gestión de actividades en campo, correo electrónico corporativo, aplicaciones de chat (como Hangouts de Google) y aplicaciones de almacenamiento de información en la nube (como Dropbox).
En algunas empresas el flujo de actividades se reduce en la temporada de fin de año, lo que significa que es posible que el trabajador únicamente requiera su correo corporativo, una aplicación de escritorio o en el celular para subir información a la nube, y un chat corporativo para estar en contacto con sus compañeros de trabajo.
En la medida en que tu empresa determine las soluciones que requiere para llevar a cabo el teletrabajo, empezará a percibir los beneficios económicos de esta nueva modalidad. No olvidemos que el teletrabajo favorece la reducción de costos en las compañías (arriendos de oficinas, disminución en el valor de los servicios públicos, compra de alimentos, gastos de transporte o desplazamientos, entre otros).
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