Para muchas personas, viajar es una de las mejores experiencias que pueden tener. Conocer otras culturas, idiomas, comidas, entre otros, alimenta las ganas de descubrimiento. Sin embargo, detrás de cada gran viaje hay todo un esfuerzo de planeación que requiere organización. Para esto, una de las herramientas más confiables es Microsoft Excel, que junto con Office 365 permite manejar en la nube y desde cualquier dispositivo toda la información. #EsMomentoDe aprender a usar Excel para organizar los gastos de tu viaje.
Define un monto máximo de gastos
Todo viaje comienza con la definición de cuánto se quiere gastar. Este monto depende de cada persona y se debe especificar. Así, la cantidad casi que definirá todo en el viaje. Por ejemplo, si se tiene un presupuesto elevado se podrá pensar en viajes largos o a destinos costosos. Sin embargo, si se tiene un presupuesto corto se debe jugar con variables que permitan aprovechar de mejor manera el destino.
Las categorías de gastos de viaje
Otro elemento importante a la hora de organizar los gastos de viaje con Excel son las categorías de gastos. Aunque pueden variar con respecto al tipo de viaje, las categorías más importantes son:
– Gastos previos (visas, seguros de viajes, etc.)
– Transporte (vuelos, automóvil, buses, gasolina, parqueaderos, taxi, metro)
– Hospedaje
– Alimentación (Desayuno, almuerzo, cena, meriendas)
– Rumba
– Entradas a museos y eventos
– Recuerdos y regalos
– Imprevistos
Es hora de construir la tabla
A la hora de construir la tabla de gastos de viaje se debe optar por la simplicidad. Por lo tanto te recomendamos crear una tabla con las siguientes características.
En esta tabla podrás hacer un estimado por día de acuerdo con las categorías de gastos de viajes. Ten en cuenta que a partir del día 2 no necesitarás añadir la categoría gastos previos.
Lo ideal es tener una columna para los gastos estimados y los gastos reales. Esta última es la que deberás ir llenando a medida de que hagas los gastos. Al final de cada día suma todos los gastos y compara la diferencia entre el valor estimado y valor real. De esta forma podrás saber cuánta plata te va sobrando a cada día y podrás darte algunos gustos adicionales.
Tablas dinámicas para totalizar las categorías
Si quieres saber rápidamente cuánto gastaste por cada concepto (categoría) podrás crear una tabla dinámica. La tabla dinámica te ayuda a totalizar las categorías sin tener que sumarlas una por una para cada día. Para esto, ve a Insertar y luego clica en tabla dinámica.
En el espacio donde dice seleccionar una tabla o rango, da clic y luego selecciona toda la tabla que creaste anteriormente. Después da clic en aceptar, después de elegir crear la tabla en otra hoja.
Al dar clic en aceptar automáticamente se creará una nueva hoja con la tabla dinámica. Allí, selecciona los campos concepto y valor real y listo. Tendrás rápidamente las sumas de cada categoría.
Así puede organizar de manera rápida y sencilla los gastos de viaje. De esta forma, sabrás rápidamente en qué gastaste tu dinero y planear nuevos gastos o ahorros sobre la marcha.
Imágenes: capturas de pantalla ENTER.CO, Shawn Harquail (vía Flickr) y scottnj (vía Flickr).
