Si ya decidiste que vas a implementar un software de gestión empresarial (también conocido como ERP), aquí compartimos algunos consejos sobre cómo elegir el sistema adecuado: uno que te ayude a maximizar la inversión monetaria y a tener tu negocio sistematizado en poco tiempo.
Primero, es importante elaborar una hoja ruta viable a corto plazo, dentro de la cual te recomendamos tener en cuenta estos consejos para seleccionar un software y proveedor indicado:
Elabora una lista de necesidades
Es importante elaborar una lista clara de las necesidades de tu empresa antes de empezar a buscar una solución ERP. Te debes centrar en los procesos de negocio específicos que son críticos para tu empresa (por ejemplo, la facturación, el manejo de inventarios, la contabilidad, los reportes gerenciales, etc.), y basándote en ellos, definir los requisitos que debe cumplir el sistema. Comienza por buscar proveedores filtrando aquellos cuyas plataformas ofrecen o cumplen con lo que requiere tu organización, en vez de comenzar basándote en variables como precio (de nada te sirve algo barato que no aplique a tu empresa) o la recomendación liviana de un tercero (que puede tener buenas intenciones, pero no necesariamente conoce a fondo tus necesidades).
No olvides la flexibilidad en el acceso a la información
Para escoger el proveedor de tu software de gestión ERP, también hay que tener en cuenta que las personas ya no accederán sólo desde el escritorio o la oficina. Recuerda elegir un ERP que le permita a tus empleados ser productivos tanto en sus casas como desde la calle, pudiendo acceder a las cifras más críticas del negocio desde un laptop o desde dispositivos móviles. Al tiempo, asegúrate que el proveedor que selecciones te brinde la confianza necesaria para saber que tu información está segura y protegida con tecnología web de punta.
Evalúa diferentes prioridades de implementación
Se deben evaluar cuidadosamente cada una de las opciones de montaje de un sistema antes de dar el salto, teniendo presente que los proyectos mal definidos pueden desembocar en implementaciones deficientes. Si no se prioriza bien, por ejemplo, se puede terminar en una selección incorrecta de proveedor, o en comenzar por implementar aquello que es menos relevante para tu negocio. Los diferentes departamentos dentro de tu empresa deben aportar y participar a la hora de evaluar las opciones, de lo contrario la empresa se expone a una mala aceptación y adopción del sistema.
Obtén referencias
Al contactarse con un proveedor de soluciones ERP, puedes pedir por lo menos dos o tres referencias. De esta forma podrás preguntarle directamente a los clientes sobre su experiencia con el software y el servicio al cliente, qué salió bien o mal, o qué podrían haber hecho de otra manera. Duda si el proveedor no te proporciona clientes colegas a quienes puedas contactar abiertamente.
Gestiona el cambio
Implementar un software implica un cambio en la organización, puesto que además de modificar los procesos, puede afectar la cultura de la empresa. Gestionar dicho cambio es fundamental para el éxito del proyecto. Esto implica reservar tiempo de miembros clave de la organización para que puedan diseñar planes de entrenamiento o comunicación a tus empleados, llevándolos de la mano y comunicándoles porqué hace sentido adoptar una nueva forma de trabajar en el día a día.
Finalmente, la plataforma Loggro ofrece un blog que puede ayudarte a resolver dudas referentes a la implementación de un sistema de gestión empresarial, donde podrás encontrar además, otros consejos útiles para escoger el proveedor del ERP de tu compañía y hacer crecer tu negocio en el campo tecnológico.
Imagen: ERP, FM
