Los procesos operativos o clave dentro de una empresa son los que le permiten crear ventajas competitivas y tener éxito en su campo de acción. Sin embargo es en los procesos de apoyo donde muchas veces las empresas, y en especial las pymes, concentran muchos de sus esfuerzos, cuando podrían simplificarlos a través de soluciones de software de gestión empresarial.
Este tipo de software, también conocido como “Enterprise Resouce Planning” o ERP por sus siglas en inglés, permite automatizar el manejo de los procesos de apoyo de la empresa como la contabilidad, el control y la gestión de inventarios, el manejo de las cuentas por cobrar y por pagar, entre otros. Hoy en día, estas herramientas se adaptan a las condiciones, las necesidades y el presupuesto de cualquier empresa, con el fin de que los esfuerzos reales de la organización estén enfocados en las actividades que le generan dinero.
Sin embargo, la correcta implementación de un software de ERP necesita seguir ciertos pasos importantes, que serán decisivos para el éxito de la estrategia empresarial.
1. Identificar las necesidades y planear
La fase de diagnóstico es muy importante para definir qué software de ERP es el que mejor se ajusta a una empresa. Es importante conocer cuáles son los procesos que se quieren controlar a través de este y qué se espera obtener al final. De esta forma, se deben definir elementos como:
– Los procesos que se quieren gestionar a través del software.
– El tipo de dispositivos con los que se quiere gestionar: a través de computadores conectados a la red local, a través de navegador e incluso a través de cualquier dispositivo móvil.
– Precio: cuánto vale cada solución y cómo se va a pagar (la totalidad al comienzo o mediante un servicio de suscripción).
2. Estandarizar procesos que se quieren gestionar por el software de ERP
De nada sirve implementar un software ERP si no hay una organización interna previa. Por lo tanto, se debe tener claro los procesos y estandarizarlos. Esto permitirá una implementación más sencilla y rápida. Usualmente, la compañía que presta los servicios de software de gestión empresarial tiene profesionales que ayudan a las compañías a alistarse para una correcta implementación.
Esta fase incluye eliminar todos aquellos subprocesos que no aportan valor y que no son tan fáciles de procesar a través del software ERP. De igual forma, la compañía que ofrece este servicio puede ajustar su software a la medida y las necesidades de la organización.
3. Escoger el software más apropiado para tu empresa
Una vez que la empresa ha definido cuáles son los procesos que se gestionarán por medio de las herramientas tecnológicas, es necesario definir cuál es el que mejor se adapta a las necesidades de tu empresa. Además, no solo es importante conocer los procesos sino los subprocesos.
Así, si se quieren manejar inventarios, por ejemplo, es necesario definir si se manejarán múltiples bodegas en múltiples puntos de ventas o localización dentro de los inventarios o si por el contrario el manejo es más sencillo.
Una vez son escogidas las condiciones del ERP, es necesario trabajar con las personas que operarán este nuevo sistema.
4. Prepararse para el cambio y formar al personal
Implementar nuevas formas de hacer las cosas no es una tarea tan sencilla, pues siempre nos encontraremos con resistencia al cambio. Por lo tanto, es importante trabajar de cerca con las personas involucradas en gestionar el nuevo software para que entiendan muy bien los beneficios de la nueva herramienta y estén dispuestos a aprender. Así mismo, esta fase comienza desde el punto dos, en caso de que se deban implementar nuevos procesos, pero tiene su mayor peso a la hora de hacer el cambio definitivo.
5. Fase de pruebas
Si bien el software ERP está diseñado para funcionar de manera correcta desde el primer día, debido a que se trabaja con personas que se deben adaptar, es necesario tener una fase de pruebas donde es posible que convivan los procesos nuevos y los antiguos. Sin embargo, esta fase debe ser corta y las personas deben estar atentas a encontrar errores o inconsistencias con el fin de corregirlos lo más pronto posible y tener una fase final exitosa.
6. Implementación exitosa
Después de que han pasado todas las pruebas, solo resta usar el software de ERP. Pero el trabajo no acaba aquí, pues constantemente se deben realizar pruebas para asegurar que el software continúa cumpliendo con las necesidades.
Hay proveedores de software ERP como Loggro que ofrecen dentro de sus planes soporte a través de medios electrónicos, con el fin de ayudar a la empresa a sacarle provecho a las soluciones. Además, debido a que el software es actualizado directamente en la nube, los errores se podrán solucionar sin necesidad de hacer nuevas instalaciones.
Imágenes: llhedgehogll y Michail_Petrov-96 (vía iStock).
