Optimizar los costos de impresión en los que incurre su empresa no solo es bueno para la caja. También es necesario para que su trabajo diario sea un poco más responsable con el medio ambiente.
¿Cómo lograrlo? La mejor manera es que su empresa adopte, de forma disciplinada y constante, una serie de buenas prácticas, como las que les expondremos a continuación.
Ahorro de papel
Hay buenas razones para consumir la menor cantidad posible de papel. Segun cifras de Conservatree, una organización dedicada a fomentar el uso responsable del papel, de un árbol salen aproximadamente 17 resmas de papel.
Eso quiere decir que, para atender el consumo anual de una empresa en la que se utilice una resma de papel a la semana, deben morir algo más de tres árboles. Si se multiplica la cifra por las miles de empresas que hay en cualquier ciudad –muchas de las cuales consumen mucho más papel–, tenemos una idea del costo ecológico de cada impresión.
Además, los costos de impresión también debe tenerse en cuenta. Sobre todo porque, muy probablemente, estos podrían ser mucho menores a los que usted paga hoy. Aunque la tecnología no ha llegado a un punto en el que sea posible vivir sin papel, sí tenemos herramientas y buenas prácticas para racionarlo.
La más importante es imprimir con prudencia. Por norma general, no debería imprimirse nada que se pueda compartir o almacenar por medios digitales. Hay documentos que necesariamente deben quedar impresos, como los contratos, los balances o los papeles firmados. Pero, si se revisa bien, es posible evitar la impresión de muchas cosas que usualmente se imprimen, como los pasabordos de los aviones o la mayoría de recibos y certificados financieros.
A pesar de esto, algunas personas suelen utilizar mucho papel para trabajar. Por eso, si considera que sus empleados imprimen de más o que sus costos de impresión podrían reducirse, una opción es desconectar la impresora de la red de su oficina y solo darle acceso a ella a unos pocos terminales.
A la hora de imprimir, lo ideal es que se busque usar la menor cantidad posible de papel. Para ello, hay un par de herramientas muy útiles. La primera es configurar el software de la impresora para que, por defecto, utilice las dos caras de cada hoja de papel siempre que se vaya a imprimir. Aunque cada fabricante y cada modelo puede tener una forma diferente de hacerlo, el tiempo que invertirá averiguando cómo se hace en su impresora específica se compensará inmensamente con el ahorro que obtendrá en sus costos de impresión.
Otra buena idea es hacer pequeños ajustes en cada documento para que ocupen menos páginas. Algunos detalles; como disminuir los márgenes unos milímetros, reducir el interlineado o bajar el tamaño de la fuente uno o dos puntos; podrían hacer que el documento ocupe una hoja menos. Si esto se hace constantemente, el ahorro en costos de impresión puede ser significativo.
Uso de consumibles originales
Podría parecer que adquirir consumibles nuevos y originales es más costoso que ‘rellenar’ los cartuchos o toners, o que comprarlos piratas. Pero, a mediano plazo, esta práctica conlleva costos ocultos que, al final, suman más que el ahorro obtenido.
Los cartuchos rellenados no ofrecen la misma calidad de impresión que los originales, y tienen un rendimiento menor. Los fabricantes trabajan para mejorar cada vez más la eficiencia de sus consumibles, pero solo pueden garantizarla si el usuario emplea repuestos originales. Por eso, es posible que el ahorro en el cartucho se anule por las pérdidas en la cantidad de páginas imprimidas con él. Según cálculos de HP, un tóner original puede imprimir hasta 65% más páginas que uno rellenado.
Otro punto en contra de usar consumibles dudosos es el de la confiabilidad. La mejor manera de garantizar que los resultados siempre serán los esperados es utilizando siempre los repuestos originales. Una falla inoportuna de impresión puede ser mucho más costosa que cualquier cartucho o tóner.
Además, los consumibles reutilizados podrían comprometer la integridad de su impresora. Algunos de ellos podrían haber pasado por varios rellenados, y al utilizarlos hay riesgo de un derrame, o de que ocurran otro daños que tendrían un impacto en los costos de impresión mucho mayor que la diferencia entre un repuesto original y uno rellenado.
Ocurre algo similar con los cartuchos falsificados. Si encuentra consumibles en el mercado a un precio mucho menor del habitual, sospeche. Puede tratarse de cartuchos o toners piratas, con los que no solo corre los mismos riesgos en los que incurriría si rellenara sus repuestos, sino que también podría estar apoyando una actividad ilegal.
Los fabricantes han afinados sus herramientas para ayudarles a los consumidores a detectar consumibles piratas. HP, por ejemplo, está incluyendo una nueva etiqueta en sus consumibles para que cualquiera pueda verificar a simple vista su autenticidad.
Reciclaje
Los accidentes ocurren y los errores se cometen. Aun cuando todos en su empresa tengan muy claro que solo deben imprimir lo imprescindible, a veces ‘se van’ errores de impresión, o hay que repetir un documento para cambiar un detalle.
En esos casos, lo más recomendable es tener una pequeña ‘caneca de reciclaje’ –que puede ser una caja, un cajón o un archivador– para guardar estas hojas defectuosas. Estas pueden usarse luego para tomar notas manuscritas, o se pueden poner en la basura reciclable.
A la hora de botar los consumibles, hay que tener especial cuidado. No se deben desechar con el resto de la basura, ni siquiera con la reciclable, porque pueden terminar en los botaderos. Es mejor hacer la tarea y buscar el programa de reciclaje de consumibles del fabricante: todos tienen uno que garantiza que los componentes sean dispuestos de forma adecuada y sin hacerle daño al medio ambiente.
HP, por ejemplo, les permite a las Pymes devolverle al fabricante sus consumibles usados. Si usted recopila cinco toners usados originales, podrá pedirle a HP que los recoja sin costo en su oficina. Luego, la empresa los recicla garantizando que todos los residuos son manejados de forma responsable y no terminan en vertederos, y que la empresa no utiliza los consumibles para rellenarlos y venderlos como nuevos. Además, su empresa no tiene que pagar nada para participar.
Imágenes: ARZTSAMUI, Leszek Glastner (vía Shutterstock)
