Elija entre una wiki o un blog para su empresa

Tecnoguías para empresas: El ABC de Wikis y Blogs para PYMEs

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La comunicación en una empresa es un aspecto que simplemente no puede dejarse a la deriva. Las herramientas que ofrece internet son esenciales para entablar un flujo de información con clientes, empleados, socios e inversionistas. Para ello, los blogs y las wikis son una opción sencilla y rápida de manejar la comunicación que puede darle soluciones de fácil uso para todos los involucrados.

Tanto las wikis como los blogs tienen su objetivo propio, y dependiendo de sus necesidades, una opción será mejor que la otra. En otros casos, su empresa podría necesitar ambas plataformas.

La principal diferencia entre las dos opciones es la cantidad de manos que entran a manejarlas: los blogs son una voz individual o de un grupo pequeño de individuos, las wikis son producto de un esfuerzo conjunto de muchas más personas. Antes de decidirse por una Wiki o un blog, lo primero es conocer de qué se tratan las dos opciones:

¿Qué es una wiki?

Una wiki es un sitio web que permite a sus usuarios agregar y editar contenido, lo cual la transforma en una fuente de información que no está en manos de una sola persona o de pocas, dado que está abierta a un público más amplio.

La wiki tiene como característica principal ser fruto de un proceso colectivo; es básicamente una fuente de información que integra los intereses de un grupo. En el caso de una empresa, permite tener a la mano la solución a consultas sobre protocolos, procesos de producción e información que es necesaria para los empleados. Así, ningún miembro del equipo maneja información distinta que pueda obstaculizar un proyecto o alguna labor.

En la wiki, la idea es que varios miembros del equipo de trabajo creen páginas con información, que a su vez pueden ser editadas por otros miembros, agregando más datos a un tema. Así, la información colectiva de una empresa se mantiene en constante actualización y edición.

A diferencia de un blog, los datos y artículos que conforman la wiki no aparecen en orden cronológico. En cambio, se organizan en categorías que permiten acceder rápidamente un tema que sea de interés del empleado.

El objetivo de una wiki es ayudar a organizar información que sea primordial para un proyecto en equipo. De esta forma, distintas personas siempre estarán hablando el mismo idioma a la hora de manejar conceptos claves.

No solo los empleados relacionados a un proyecto en particular pueden encontrar uso a una wiki. Suponga que a su empresa acaba de entrar un grupo de nuevos miembros. Aunque usted los entrene a todos y pasen por la etapa de inducción, uno que otro tema no puede quedar claro para todos. Una wiki es el lugar ideal de consulta, ya que no hay versiones distintas de un tema, y se puede consultar en cualquier momento.

Sintetizando todo, imagine que su empresa tiene una Wikipedia, donde toda la información necesaria se encuentra al alcance de sus empleados y se mantiene en constante actualización y edición.

¿Qué es un blog?

Un blog es un sitio web que se actualiza por una sola persona o por un grupo reducido, donde se publican notas y artículos sobre un tema. Casi todas las entradas se organizan de forma cronológica en la página principal, aun cuando haya muchas opciones para categorizarlas.

En este caso, toda la información viaja en una sola vía: los artículos y datos aportados son autoría únicamente de sus creadores y no de sus usuarios. Aunque los blog permiten recibir comentarios e iniciar discusiones, es la información publicada la que se considera válida por los mismos usuarios.

Generalmente, los creadores de un blog son expertos en un tema o manejan un punto de vista único sobre el mismo. En este tipo de contenidos caben las opiniones personajes y narración de experiencias, algo que no es válido en una wiki, donde lo ideal es manejar información objetiva sobre los procesos de una empresa.

Por ello, en una entrada de un blog pueden explicarse las razones tras un cambio en la empresa, los miembros del equipo pueden narrar su experiencia con una nueva herramienta o un empleado puede explicar, con sus propias palabras, como funciona un nuevo proceso. A los textos los puede acompañar imágenes y enlaces que enriquezcan la información y los argumentos de quien realiza la entrada.

La periodicidad de un blog puede variar: desde publicar notas varias veces al día, hasta mostrar nuevo contenido cada mes o pocas veces al año. Todo depende de la intención que tenga el autor. En el caso de una empresa, el contenido puede estar ligado a cambios, reportes o información que sea de interés para clientes e inversores.

La sección de comentarios de un blog ayuda al autor –o autores– a conocer que opinan sus lectores sobre el contenido publicado.

¿Por qué y para qué usar una Wiki?

Las wiki tienen varios pros y contras, dependiendo de cuál sea su necesidad como empresa. La principal facilidad que ofrece una Wiki es su modo de uso. Realmente no es ciencia de cohetes agregar contenidos y editarlos, dado que visualmente no es tan demandante como otras herramientas. Esto, basado en lo que usted puede ver en la wiki más famosa –Wikipedia–, requiere simplemente de habilidades de redacción y ordenar ideas.

De esta forma la idea del conocimiento colectivo en una empresa se hace posible. A diferencia de un blog, donde la información puede quedar en el olvido por el formato de publicación cronológico, los datos en una wiki se mantienen al alcance de cualquier usuario, sin importar que tan antigua es la página.

El hecho que el contenido se encuentre en constante actualización y edición, permite que la información errónea sea corregida y los datos antiguos –y por lo tanto obsoletos– desaparezcan para dar paso a lo más actual.

Esa misma característica, también requiere constante revisión. Si en su empresa no hay alguien encargado de revisar constantemente la Wiki, entonces el contenido en la página podría ser incorrecto por largo tiempo, un lapso en el que alguien podía dar por correcta esa información y causar un problema al usarla.

El acceso para editar y agregar contenido debe, entonces, ser evaluado de forma seria. Así se reduce el riesgo que una persona no calificada hable de un tema específico.

Dentro de una empresa una Wiki puede tener funciones distintas. Como mencionamos antes, puede servir como una guía rápida para nuevos empleados, para organizar proyectos o mantener procesos empresariales en orden. Otras funciones pueden incluir manejar una base de datos sobre distintas instalaciones, actualizando el estado de distintos proyectos y manteniendo una imagen completa del trabajo de una empresa que maneja varias sucursales.

Un proyecto grande dentro de su empresa, donde varias divisiones se encuentran trabajando en el mismo objetivo, podría encontrar una fuerte herramienta en una wiki. Muchas personas querrán saber que sucede con sus avances y darlos a conocer en el menor tiempo posible. Hacer una revisión del proyecto sería mucho más rápido si todos los miembros actualizan la wiki con su progreso más reciente.

Así, encontrar obstáculos y fortalezas sería un proceso que tome menos tiempo del esperado, más cuando la otra opción es visitar cada grupo de trabajo y hacer revisiones personales.

¿Por qué y para qué usar un blog?

Un blog permite priorizar información importante para una empresa, sus clientes o socios. El blog de una empresa puede ser una forma rápida de compartir información y noticias con todos los interesados. En algunos casos, la comunicación interna de una empresa puede tener uno que otro hueco, haciendo que no todas las personas que deben saber algo lo sepan. Algunos correos pueden no llegar o no todos pueden asistir a una reunión.

En ese caso, una plataforma que mantenga actualizadas a las personas y que esté al alcance de las mismas es una solución fácil al riesgo de que la comunicación interna no sea todopoderosa, algo que siempre ocurrirá.

Una de las características importantes de una entrada en un blog es la oportunidad que tienen los lectores de comentar sobre la información que han recibido. Si el sitio web está abierto al público, usted podrá tener respuestas de sus clientes, donde encontrará opiniones que le ayuden a encontrar errores o aciertos en su producto.

En caso que el blog sea únicamente para uso interno de la compañía, podrá conocer cómo se sienten sus empleados y si la información que han recibido es útil o, por el contrario, no ayuda a mejorar la productividad.

Las entradas de un blog, por la opción que ofrece la subjetividad de sus publicaciones, puede ayudar a dar un toque más cálido a algunos asuntos de la empresa: desde motivar, tratar temas delicados, realizar invitaciones y explicar cambios.

No solo la motivación o las noticias internas de una empresa pueden ser los protagonistas de un blog. Los empleados, expertos en varios campos, pueden producir material que sea de ayuda para clientes o socios: claves para manejar de manera más eficiente un producto o guías para empezar a usar un servicio.

Un blog también exige que el encargado tenga buenas habilidades comunicativas. Si ese no es el caso, tanto clientes como empleados pueden terminar desinformados sobre un evento o novedad, poniendo en riesgo la imagen de la empresa y la funcionalidad de la empresa.

La periodicidad de las publicaciones también es algo que no se puede descuidar. Si los contenidos no tienen un horario de publicación reconocible, las personas que usen el sitio podrían perder interés en seguir revisándolo. Esto quiere decir que, si por largos periodos de tiempo no hay nuevo material, mucho podrían asumir que el blog ha dejado de estar activo.

En caso que el objetivo sea que la información publicada tenga importancia permanente, un blog no sería la mejor opción. Mediante llegue nueva información, todos los textos antiguos perderán importancia y los usuarios no tendrán interés en volverlos a revisar.

Las mejores opciones para crear una Wiki

Existen muchos sitios web donde usted puede diseñar una wiki para su empresa, estos son algunos de los más recomendables por su facilidad de uso:

Wikispaces: Aunque su principal objetivo es el campo de la educación, sus herramientas se ajustarán a las necesidades comunicativas de una empresa. Es de fácil uso y permite poner en sitio en modo privado, protegiendo con una clave quien ingresa a revisar la información.

Wikia: Si su meta es crear una wiki visualmente atractiva, Wikia le permitirá desarrollar mucho más este aspecto que otras opciones gratuitas.

Wiki-Site: En caso que su mayor referente sea Wikipedia, esta página le permitirá crear lo más cercano a la famosa web de consultas.

Google Sites: Tener en sus manos todas las herramientas de Google le caería muy bien a una wiki empresarial: desde calendario hasta vinculación directa con Gmail, usted le sacará el jugo a esta opción.

Las mejores opciones para crear un blog:

Blogger

: Es prácticamente imposible que usted nunca se haya topado con una dirección en internet que terminara en “blogspot.com”. Blogger es uno de los sitios web para creación de blogs más usados y su vinculación con Google le proporcionará herramientas útiles

WordPress: Siguiendo el caso de Blogger, WordPress es una de las herramientas más usadas para crear blogs y paginas web simples. Su formato es fácil de usar y le permitirá manejarlo sin problemas.

Blog: Una plataforma de uso fácil y que permite personalizar su blog con varios diseños gratuitos.

Webs: Con diseños más profesionales y algunos enfocados en la venta de productos, esta opción puede funcionarle para presentar de forma más pulida todo lo que ofrece su empresa.

Imágenes: Dave Dugdale, David Wall, filipe ferreira, SEOPlanter, Giulia Forsythe y Angie Garrett (vía Flickr)