Desde hace un año, Tatiana Herrán cambió su ritmo de vida. Dejó de correr en las mañanas para llegar puntualmente a la oficina, y ya no tiene que ¿calentar el puesto¿ para cumplir con un horario. Ahora comparte muchos más momentos con su hijo pequeño; va sin afanes a las citas de control, pues está esperando bebé; y hace mercado cualquier tarde entre semana para no tener que aguantar las largas filas de los sábados y los domingos.
Podría pensarse que quedó desempleada o que renunció a su empleo y ahora es independiente. Nada de eso: Herrán sigue trabajando en el área de ventas de IBM, como líder del equipo del sector de industria y distribución, y para tener esta nueva vida no tuvo que bajarse el sueldo ni quitarse responsabilidades de encima. Al contrario, se siente más productiva que nunca.
¿Cómo logró ella tantas facilidades para trabajar? El ¿Gigante Azul¿ tiene en Colombia desde hace un par de años el Programa de Opciones Flexibles de Trabajo, con el que busca que sus empleados encuentren formas de trabajo más eficientes para que ellos sean más productivos. La opción que ella escogió es Work at Home, que le permite al empleado elegir uno o más días completos en la semana en los que puede trabajar en forma remota, sin asistir a la oficina.
Cambiar el modelo de trabajo le ha brindado muchos beneficios a Herrán, pero ella señala que esto no es para todo el mundo, pues exige un mayor compromiso de los empleados. ¿No tener a nadie ¿encima¿ todo el día fue fácil para mí. El sentido de responsabilidad viene con cada uno de nosotros¿, señala, aunque comenta que no todos los empleados de IBM han tomado estas opciones, por distintas razones.
Una de ellas es la responsabilidad, pero también hay limitaciones técnicas o logísticas, que Tatiana no tiene. ¿Mi casa es amplia y tengo un espacio físicamente aislado para trabajar, así que no tengo el inconveniente de que me interrumpan. Madrugo, trabajo muy concentrada en las mañanas, y así puedo estar en la tarde más tiempo con mi hijo¿.
Cuando las personas viven en espacios reducidos, sin privacidad, trabajar desde el hogar puede convertirse más en una pesadilla que en una bendición, y por eso algunos de sus colegas no han tomado estas opciones.
Para ella, además de la flexibilidad y la mayor productividad, ha habido otras ventajas de su nueva manera de trabajar: ahorros de tiempo, transporte y gastos de alimentación, pues no sale tanto de la casa y almuerza más días en ella.
Para trabajar desde su hogar, Tatiana Herrán no necesita complicadas herramientas tecnológicas: solamente una conexión a Internet de banda ancha, una cámara web y un computador portátil desde el cual se puede conectar a la empresa y ver todos los recursos como si estuviera en la oficina.
Cuando se conecta a IBM, sus compañeros automáticamente se enteran de que está trabajando y la pueden contactar si la necesitan. También puede hacer conferencias de audio o videoconferencias, webcasts (presentaciones en tiempo real desde el navegador) y otras actividades.
Por supuesto, ella no es una rueda suelta: cada semana asiste puntualmente a la reunión de ventas liderada por Natalia de Greiff, gerente general de IBM Colombia. Además, tiene una reunión semanal con su jefe directo, un gerente regional que vive en Chile y con quien se comunica por videoconferencia. Y por sus funciones constantemente debe visitar a clientes actuales o potenciales.
Para Herrán es una fortuna trabajar en IBM, pues su vida cotidiana se acerca a ese balance ideal entre trabajo y vida personal y familiar. Pero esta suerte no se debe a que IBM sea un gigante tecnológico, pues trabajar desde el hogar no es algo tan exigente técnicamente, sino a que la compañía entendió que la productividad no se mide en horas de permanencia en la oficina, y que los empleados felices y satisfechos son más eficientes y comprometidos.
Conciencia antes que tecnología
Esta visión de IBM no es única en el país: grandes multinacionales, como Nestlé, también han dado pasos importantes en este sentido, así como pequeñas compañías que deben optimizar sus escasos recursos y no los pueden gastar en arriendos o compras de oficinas.
Adriana Peña, gerente de comunicaciones de Nestlé, explica que el proyecto de oficina virtual no se ha extendido en toda la organización, y que son los vendedores los que más lo han adoptado. ¿Ellos se conectan a la empresa desde sus casas y la compañía les paga las cuentas telefónicas y de Internet, aunque no hemos llegado a implementar telefonía IP ni otros avances¿, señala la ejecutiva.
Para ella, que conoce los proyectos de oficina virtual en varias multinacionales y en otros países, es muy complejo ir a fondo con un proyecto de oficina virtual en Colombia porque hay una barrera cultural grande en el país, tanto por parte de los líderes de las empresas, que creen que los empleados producen solo si están presentes y cumpliendo un horario, como por parte de estos, que no siempre saben aprovechar y valorar la flexibilidad que brinda este modelo.
De igual manera, firmas como Contact Center Américas han abierto esta alternativa para que madres cabeza de familia y mujeres de escasos recursos puedan trabajar desde sus casas como operadoras del centro de contacto, tal como si estuvieran en las instalaciones de la empresa.
Para eso, se les provee una línea telefónica y un computador con aplicaciones de recepción y manejo inteligente de llamadas y contactos, así como herramientas de manejo de clientes. Además, la empresa monitorea remotamente el trabajo de estas mujeres para asegurar la calidad del servicio.
La flexibilidad de las empresas que brindan opciones de trabajo virtual o teletrabajo puede ir más allá del hogar: en muchos casos, los empleados también pueden trabajar desde un hotel, un centro vacacional o mientras están en la sala de espera de un consultorio médico. Un computador portátil o un teléfono inteligente, con acceso a Internet, es todo lo que necesitan.
¿A quién le sirve?
No todas las empresas ni personas pueden dar el salto de la oficina física a la virtual. Por ejemplo, compañías que dependen de la presencia de sus empleados, como las de construcción, restaurantes o almacenes, solo podrían implementar el modelo en la alta gerencia y algunos grupos de trabajo.
En cambio, empresas que trabajan con información, compañías de servicios (como ventas, seguros, agencias de viajes, tecnología informática, mercadeo, diseño y publicidad) y firmas con sucursales en diferentes ciudades o países tienen todas las posibilidades de beneficiarse del modelo de oficina virtual.
Es difícil calcular cuántas personas podrían actualmente cambiar su oficina tradicional por el modelo de oficina virtual, pero el consultor gerencial Peter Drucker calculó que en los países desarrollados entre 30 y 40 por ciento de los empleados son trabajadores del conocimiento; es decir, que son potenciales empleados virtuales.
La tecnología no es lo único importante en el modelo de oficina virtual, pero sí es un habilitador clave. Cuando no existía Internet, pocas personas podían dejar sus oficinas, y solo contaban con el teléfono como medio de comunicación.
Hoy, los empleados pueden apoyarse en conexiones de alta velocidad a Internet, redes privadas virtuales (VPN, que dan acceso remoto a las redes internas de las empresas de manera protegida), telefonía móvil y todo el software necesario para coordinar el trabajo con compañeros, jefes y subalternos.
Decálogo del trabajador virtual
– Tener un alto sentido de la responsabilidad, sin necesidad de tener un jefe ¿encima¿.
– Imponerse, en su propia casa o en otros lugares, horarios de trabajo. La flexibilidad no puede ser sinónimo de desorden.
– Evitar que la flexibilidad se convierta en exceso de trabajo: no pasar noches en vela laborando, no tomar las comidas frente al PC, no relegar a la familia en días de descanso.
– Establecer un lugar apropiado para el trabajo desde el hogar: suficientemente aislado del ruido, bien iluminado y con espacio adecuado para las labores.
– No aislarse: mantenerse comunicado telefónicamente, por correo o por conferencias con sus jefes y su grupo de trabajo.
– Educar a la familia sobre la condición de trabajador virtual, que no es sinónimo de desempleado, desocupado o encargado de todas las labores caseras.
– Imponer horarios de atención a terceros, para evitar visitas inoportunas o llamadas telefónicas personales en horas laborales.
– Aprovechar al máximo las herramientas tecnológicas provistas por la empresa y las propias.
– Cumplir puntualmente con las reuniones y otros compromisos en la oficina, pues los pocos momentos presenciales en la empresa deben ser muy bien aprovechados.
– No caer en la tentación de trabajar para terceros, y menos si se trata de empresas competidoras del empleador.
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